会議・講習・ミーティングなどにオンラインが導入されてから、すでに2年以上が経過しています。その間にテレワークも定着し、企業内での働き方も大きく変わりました。
しかし、オンラインを中心にした業務には、働く側から見てメリットとデメリットがあることも事実です。今回はその中からオンラインミーティングにスポットを当て、その問題点と解決策を検証します。
目次
オンラインミーティングの現状
東京都が2021年3月に実施した調査によると、都内企業のテレワーク導入率は約58.7%であり、2020年4月から導入が進んで以降は、およそ60%前後で推移しています。2022年になってからは、新型コロナウィルス問題が沈静化しつつあることもあり、導入率はもう少し下がっているかもしれません。
また2020年に行われた調査では、オンラインミーティングの継続について6割以上が前向きな回答をしており、従来のやり方に戻したいという回答は、全体の1割にも達していませんでした。社会的に広くオンラインミーティングが受け入れられているということでしょう。
オンラインミーティングの問題点
現在はさまざまなオンラインミーティング用のツールがあり、使用する側が慣れてきたことから、多くの企業がミーティングや会議をオンラインで行っています。しかし現在の方法に対する不満も多く、中には業務に支障を来すケースもあります。そうした不満の中から、主な問題点を順番に挙げてみましょう。
情報を正しく伝えられない
対面のミーティングでは、相手の表情やしぐさから反応を見ることができますが、オンラインでは話し手からの一方通行になりがちです。重要なテーマについても、音声や画面上の資料だけでは内容を正確に伝えられない可能性があります。
参加者の理解にギャップが生じる
情報を得る側にとっても、正確な内容を把握できないままミーティングが進んでしまう恐れがあります。理解不足を伝える手段がないと、理解できている人とできていない人との間にギャップが生まれてしまうかもしれません。
リアルタイムで伝えたいことを可視化できない
発言者が視覚的な補助を使いたくても、ホワイトボードのようにその場で直接イメージを伝える道具がないと、発言者と聞き手の両方に不満が生じます。オンラインではどうしても音声に頼りがちであり、視覚的なサポートツールがないとかなり不便な場合があります。
資料やデータの表示に手間がかかる
ミーティングで使用するアプリケーションによっては、資料やデータ画面への切り替えに手間がかかることがあります。そのため、資料やデータの利用を避けるようになるかもしれません。結果的にはますます参加者の理解不足が増えることになるでしょう。
音声トラブルが生じやすい
オンラインミーティングの問題点でよく指摘されるのが、音声にトラブルが生じるリスクです。参加者それぞれの電波状況は一様ではなく、もしも悪い場合にはミーティングの内容を正確に理解できません。発言者の電波状況が悪いと、ミーティングそのものが成立しません。
会議の内容を記録することが難しい
資料とは別にミーティングの進行を記録に残したい時には、手元で詳細なメモをとるか、ミーティングをそっくり録画・録音することになるでしょう。これは非常に手間がかかるため、何らかの手段で進行状況と内容を記録する必要が生じます。
オンラインホワイトボードを利用するメリット
これまで見てきたように、オンラインミーティングでは音声が中心になり、その場で視覚的なやりとりをしにくいため、参加者の理解が思ったように進まないという問題があることが分かりました。これを解決する手段の一つに、オンラインホワイトボードを導入するという方法があります。ではどのような機能があるのか、オンラインホワイトボードを使用する主なメリットを紹介します。
議事の内容を可視化できる
オンラインホワイトボードも、基本的にはミーティングで必要な情報を、その場で視覚化して伝えるツールです。その点は一般的な実物のホワイトボードと同じです。
ところが機能的には、一般的なホワイトボードよりもはるかに多くの使い方があります。まずボードの広がりに制限がないため、複数の参加者が同時に書き込めます。さらにテンプレートが充実しているため、本来なら手間がかかる議事の内容でも、簡単にイメージできるのです。
参加者が双方向でイメージを共有できる
複数の参加者が同時に書き込めることにより、それぞれが自分の伝えたいことを、その場でイメージにして共有できるようになります。イメージの共有をしやすくするための機能も豊富にあります。
つまりオンラインミーティングで、音声と同様にイメージを使って双方向でのコミュニケーションが可能になるわけです。
ホワイトボード上のデータを保存できる
これも実物のホワイトボードをはるかにしのぐ機能ですが、オンラインホワイトボードなら書き込んだ内容をデータにして保存することが可能です。もちろん参加者それぞれが保存でき、ミーティングの内容を簡単に再確認できます。
実際のミーティングの中で理解できなかった内容も、後日あらためて検証し直すことが可能になるのです。
Cacooがあればできること
オンラインの作図ツールでありながら、進化した最先端のオンラインホワイトボードでもある、それがビジュアルコラボレーションツール「Cacoo」です。Cacooを使えばクラウドサービスを介して、ミーティングの参加者が双方向でイメージをやりとりできます。
Cacooは、オンラインミーティングの問題点を解決するだけではありません。さまざまな機能でミーティングの質を上げることも可能です。ここから、そうしたCacooの機能と特徴を一つずつ紹介します。
アイデアやイメージをその場で可視化できる
これまでほぼ音声に頼ってきたミーティングにCacooをプラスすると、その場で浮かんだアイデアを可視化できます。まさに、ホワイトボードに手書きで図を描く感覚です。
たとえばミーティング参加者を一つのチームと考えると、チーム全員で一つの図を同時に編集して、それをリアルタイムで共有することも可能です。意見交換をしながら、イメージ上にコメントを書き込むこともできます。
さらに、編集履歴を残すこともできるので、ミーティングの進行中に問題点までさかのぼって再度イメージを確認することも可能です。
短時間で正確な描画が可能になる
Cacooは真っ白なボードに一から図を描くこともできますが、100種類以上の豊富なテンプレートを備えているため、ベースを選べば、短時間で見やすく正確な図を作成できます。単なる手書きのホワイトボードではありません。
さらに、オリジナルの画像やスクリーンショットなども取り込めるほか、フロ－チャートやさまざまな図形を呼び出して、チーム全員が簡単に高精度の作図を行えます。
会議のプロセスを視覚化できる
現在進行中のミーティングについて、進捗状況や全体の流れを視覚化できるのもCacooのメリットです。テンプレートを使えば、ミーティングのプロセスを即座に可視化できるため、参加者の理解を深める効果と、進行の効率化を促す効果が期待できるでしょう。
リアルタイムなテキストチャット機能が使えることも、進行の視覚化と効率化に役立つはずです。
会議で使用したデータを保存できる
ミーティング内で作成したイメージは、Cacooでデータとして保存できます。参加者はそれぞれがプライベートフォルダを作成して、そこで複数の図などのデータを管理できます。またチームとして共有フォルダを作成し、全員でデータを共有することも可能です。もちろんセキュリティ対策も万全です。
保存したデータは、SVGやPDFファイルに書き出して、さまざまな用途に使えます。業務内で使用する資料や画像などを、一括してCacooで管理することも可能です。
Cacooの豊富なサポート機能
Cacooは単独で運用する以外にも、Google、Adobe、Microsoftなどの主要なアプリケーションと連携できます。この機能により、Cacooで作成したイメージを別のアプリケーションで利用したり、ミーティングの中でも、外部アプリケーションで作成したイメージを利用することが可能です。
Cacooで広がる業務効率アップの可能性
Cacooはオンライン作図ツールとして誕生しましたが、多様な機能を備えているため、業務の効率化にも大きく貢献します。しかも操作方法が簡単で使いやすいので、チームで活用すれば作業のスピードアップが可能になるでしょう。
ここで紹介したオンラインミーティングの効率化は、Cacooの活用例の一部です。それ以外のさまざまな機能と、高いコミュニケーション能力を使って、ぜひ企業内でのチームワーク向上に役立ててください。