世界中のCacooユーザーのみなさま、こんにちは！ コミュニティマネージャーのTanny（タニー）こと、谷山鐘喜（たにやましょうき）です！
弊社が開発するオンライン作図ツール「Cacoo」のユーザーコミュニティ「Cacuu（かきゅー）」が立ち上がり、第1回目のイベントが開催されました。
1回目のテーマを「チームビルディングにおけるCacoo活用事例」としましたが、イベントではCacooの事例紹介だけではなく、実際にCacooを使用しアジェンダのないミーティング、「Lean Coffee」をワークショップ形式で行いました。
その時の様子をレポートし、コミュニティマネージャーとしての所感をお届けします。
オープニング
株式会社 KDDI ウェブコミュニケーションズ（以下 KWC）の葛さんと青木さんがファシリテーターとなって始まりました。 葛さんからはCacuuとアジェンダのご紹介があり、青木さんからはCacooのご紹介がございました。
セッション1：KWCの山本さんによる「Cacoo でOKRやってみた」
OKRとは目標の設定・管理方法のひとつで、Objectives and Key Results（目標と主要な結果）の略称です。
「会社や組織に対して何ができれば良いのか」という大目標を設定し、「その為には更に何をする必要があるのか」と徐々にブレイクダウンをしてツリー構造で目標管理を行う手法です。
山本さんの所属部署ではチーム毎の週次報告があって、その翌日には全チームの報告資料を確認するという習慣があります。しかし「お互いの報告内容がきちんと理解できているか」や「チームで起きている問題がクリティカルか否か分からない」など、その報告内容と習慣に次第に疑問を持つようになったようでOKRの実施をする事になりました。
そこで週次報告だけではなく数ヶ月先のOKR（目標）を作成して意識した上で週次報告（現在地）を見る事にしました。
その際に利用したのがCacooだそうで、下記の通り大目標からブレイクダウンし中間目標とその為にどうするべきかを細かく可視化しました。
結果としてタスク漏れを発見できたり、各チームメンバーの目的意識が上がり、コミュニケーションも活性化したとの事です。
山本さんの資料01
Tanny’s eye
今回のセッション内容は組織という枠組みで物事を考えた時にとても勉強になる内容でした。例えば報告や日報が形骸化するというのはどの組織でもありがちな事です。山本さんの話を聞いて思ったのは報告のやり方など、その手法に着目しがちですが、大切なのはそこではなく内容と意識だと改めて認識させられました。
もちろん手法も大切ですが、手法を変えた事で得られた成果が大切であり山本さんのセッションでは「メンバーの意識向上や考え方」など内面的要素にまで効果があったと捉える事ができました。
つまり、Cacooで作ったOKRが目的地までどういった道を辿るかという地図になった為、報告（現在地）に対する捉え方と自分達が何の為に仕事をしているのか、改めて考えるきっかけにもなったような気がして見習いたいと思いました。
実際にCacooを使う事でこのように組織のコラボレーションや意識の向上とチームとしての成果に貢献できたのはとても嬉しいですね。
山本さんの資料02
セッション2：ヌーラボの木村による「リモートふりかえり会をCacooを使ってFun / Done / Learnでやってみました！」
Fun / Done / Learn（ファン・ダン・ラーン）とは yattomさんが考案したふりかえりの手法で、楽しかった事 / 終わった事 / 学んだ事 それぞれの領域をホワイトボードなどに書き出し、付箋で個人が書いた感想を該当項目に振り分けていくというものです。
弊社ではドックフーディングも兼ねてミーティングやブレストではCacooを使用しており、今回はCacooの開発チームでビデオ通話機能を使いながらホワイトボードとしてFun / Done / Learnを実施した時のお話です。
まず最初に紹介されたCacoo使用時のTipsとしては「背景」と「付箋」のレイヤーを分けると付箋を掴みたいのに背景を掴んでしまうような事態を避けれるという事です。また、複製する時も背景レイヤーをそのまま利用できるので便利です。
Fun / Done / Learnの際は付箋を使用して各メンバーが意見を出していくのですが、その際はプライベートの事なども書いておき、みんなが意見を出しやすい雰囲気作りをしているのと、併せてリアクションできるように絵文字を置いておく工夫もしていました。
実際にやった後はメンバーから「気軽にできた」や「問題なく反省会できた」など前向きな感想が出ただけではなく、プライベートの一面が知れたりと交流が深まった一面もありました。
木村さんの資料01
Tanny’s eye
僕自身 Fun / Done / Learn は1回やった事がありますが改めてとても良いフレームワークだと思いました。聞いて分かる通りポジティブな要素しかないので前向きな振り返りができるからです。
加えて良いと感じたのはCacooチームの雰囲気作りやコミュニケーションの取り方です。お互いにプライベートの話や雑談もする中で心理的安全性を醸成させた事です。
結果的に誰もが気軽に意見を出し合える状況にして、Fun / Done / Learnも上手く進んだようでした。終わった事（Done）や学んだ事（Learn）に対して善し悪しと区切りをつけるのではなく、ちょっとした気づきでも気軽に書いてみたり、終わらなかった事を気まずく感じる必要もなく素直に書き出してみれば良いのです。
そのようにできる環境があるからこそお互いのキャラクターが理解でき、尚且つ信頼関係も強まるのでより良いチームができていくのではないかと、話を聞いていて思いました。
ぜひ皆さんもFun / Done / Learnを実施する際は心理的安全性にも配慮されると良いかと思います。
木村さんの資料02
LeanCoffee
LeanCoffee（リーン・コーヒー）とは、事前にアジェンダを決めずに参加者が自由に出し合ったトピックから投票を行い、投票数の多いトピックをもとに8分前後のミーティングやブレストを行うもので、これはチームビルディングなど下記のような場面で役立つフレームワークとされています。
- メンバー同士でアイスブレイクをして交流を深めたい
- メンバー同士でディスカッションがしたい
- プロジェクトの振り返りがしたい
今回はオーディエンスの中から希望者に参加頂き、実際にCacooを使用して進めて頂きました。
テーマ「（オンラインでの）チームビルド困りごと」
実際に採択されたトピックは下記の通りです。
- 1 回目：チャットでのやり取り時、伝えたい事と違う解釈で伝わる
- 2回目：参加者の少数がニューカマーの場合
- 3 回目：指示待ちが止まらない
本番では面識の無い方々同士がお互いの悩みを打ち明けて相談しあっていました。
内容も実際の業務で起こった事をもとにディスカッションが進んだので、オーディンエンスの共感を得るものが多くとても盛り上がっていました。
LeanCoffee説明資料
Tanny’s eye
実際に参加者とLeanCoffeeを行った様子を見て、チームビルディングやコミュニケーションの活性化に向いていると改めて感じました。
メンバー全員が積極的にディスカッションやトピック出しに参加する為には多少工夫する必要があるかもしれませんが、付箋に書いてホワイトボードに貼るなどワークショップ形式で進めれば、机を挟んで向き合って話す会議よりはだいぶ心理的安全性が担保されるのと、何より楽しいと感じるから意見を出し易いと思いました。
僕もリハーサルの時に初めて経験しましたが、付箋でトピック出しをする時は素直に悩みや相談を打ち明けられました。
例えば自分だけが新入社員やプロジェクトの新規参画者だった場合など、周りの参加者と面識が無い状態で行われる事もあると思います。
その際はトピック出しのテーマをプライベートや趣味の話にするなど、工夫をする事でコミュニケーションの活性化を促せるかもしれません。
実際に本番では面識がなくても一つのトピックに対して会社も職種も違う立場の方々から自由闊達に意見が飛び交っていました。
Cacooを使って取り組んだLeanCoffeeの様子
最後に
今回の開催に向けご尽力された、Cacuuのメンバーの皆さん、KWCの方々、お忙しいところお疲れ様でした！！
またご参加頂いた皆さまもありがとうございました！！次回、第二回目は夏に開催予定です、乞うご期待！