今やオンラインで会議やミーティングを行うことは当たり前になりましたが、実施するたびに何らかの問題が生じたり、使いづらさに悩まされたりするケースが多いのではないでしょうか。
そうした課題を解消できるのが、オンライン作図ツールのCacooです。本来は効率的に作図を行うためのツールですが、Cacooにはさまざまな機能が詰まっており、会議の生産性向上や効率化にも大きく貢献します。ではCacooを使うと何が可能になるのか、ここからその特徴と機能を紹介しましょう。
目次
Web会議システムは使いやすいのか？
現在多くの企業ではオンラインで会議を行う場合、汎用ソフトを使用することが一般的です。ところがこれらのソフトは、無料版では機能が制限されることがあり、有料版にしても対面型の会議に比べると非効率な場合があります。
オンライン会議で問題になる点はいくつかありますが、主なデメリットは以下に挙げるようなケースでしょう。
・資料や画像の共有に時間や手間がかかる
・参加者間でイメージの共有がしにくい
・どうしても音声が中心になり、それ以外でのコミュニケーションがとりにくい
・聞き逃した内容を再確認できない
・ホワイトボードなどの使用にも限界がある
どうしてもオンライン会議では音声に頼るため参加者間で議事のイメージが共有できず、進行を可視化もできないため、全員が同じレベルで内容を理解することが難しくなります。これでは会議によって、業務の生産性や効率を上げることはできません。
Cacooを使ったオンライン会議の特徴
Cacooは会議の中でホワイトボードを使うというよりも、Cacooという作図ツールを中心にして、その周りに参加者が集まって会議を進めるというイメージです。そんな新しい形のオンライン会議を、ここで簡単にシミュレーションしてみましょう。
Cacooビデオ機能の特徴と活用法
Cacooの編集画面にあるビデオ通話機能をオンにすると、チームメンバーと画面を共有しながら会議を進めることができます。基本的な使い方は、ほかのオンライン会議システムと変わりません。
参加者の表情と音声に加えて、手元の作図機能でも意思の疎通を図れるため、ちょっとしたアイデアを思いついた時には、その場で簡単な図を描いてメンバーに伝えることができます。そのアイデアについて、再び全員で議論を進めます。これを繰り返すことで、一方的になりがちなオンライン会議のデメリットも解消できるでしょう。
画面共有機能で会議の効率がアップ
Cacooでビデオ通話に参加すると、画面共有機能をクリックするだけで、自分が手元に用意した作図データをメンバーと共有できます。画面上には共有したデータが表示され、同時にメンバーそれぞれの映像も表示されるため、データを中心にしてコミュニケーションをとることが可能です。
事前に資料を送付する手間もかからず、その場で必要になったデータをリアルタイムで共有することもできます。会議の効率化に大いに貢献するでしょう。
作図機能が参加者のイメージを可視化
説明したいことを音声以外でも伝えられれば、会議の生産性は大幅に向上します。Cacooなら簡単な操作で作図ができるので、議事の中心になっている事案をイメージ化して、それを視覚で確認しながら意見をまとめることが可能です。
テンプレートが豊富なことと、コメントの書き込み機能があることなど、アイデアを視覚化するさまざまな方法を使えば、メンバー全員が会議の内容を深く理解し、さらにレベルの高い結果を出せるかもしれません。
ホワイトボード上のデータ保存が可能
Cacooはオンラインホワイトボードとしても効率的に使えます。メンバーがそれぞれのアイデアをホワイトボードに書き込み、それをもとに議論を進めることができるのです。
さらに、書き込んだ情報をデータとして保存しておけば、会議の終了後に必要に応じてそのデータを再確認することができます。データは各メンバーのプライベートフォルダーに保存できるほか、メンバーの共有フォルダーにも格納できます。保存したデータを、別の形式のデータに変換して出力することも可能です。
会議議事録の保存が可能
後日のために会議の議事録を残しておくことも、Cacooを使って会議を行えば実に簡単なことです。作図機能を使って、議事のプロセスをリアルタイムで視覚化することができ、メンバーはその場で進行状況を把握することが可能です。
コメントの書き込みやテキストチャット機能が使えるため、別なメンバーの発言中でも視覚情報でやりとりできます。また、メンバーの編集履歴も残せるので、会議後のデータ整理も大幅に効率化できます。
Cacooを使った主な事例
三井デザインテックの事例
主にエンジニアやデザイナーの方々に活用いただくことが多いCacooですが、同社では学生向けインターンシップのグループワークにて活用。Cacooを導入後、グループワークでのコミュニケーションが活性化し、グループワークで出来上がる成果物の質が上がり、学生の満足度が向上しました。
学生インターンシップでCacooを活用！オンラインでも活発なコミュニケーションを実現
HENNGE株式会社の事例
主にDXを推進するためにCacooを導入し、各部門間で業務プロセスの共通認識にズレが生じていた問題を、業務の可視化により解消しました。またオンライン会議では、まずCacooでラフな図を作成しておき、それをベースに会議を進めながら共同で編集することにより、業務の大幅な効率化にも成功しました。
DX推進のカギは「業務の可視化」HENNGE社がCacooとNulab Passで実現した業務プロセスの自動化
Cacooで会議の生産性がアップする
オンライン会議での問題点は、コミュニケーションがとりにくいことと、参加者の理解不足がおきやすいことにありました。Cacooはオンライン作図ツールですが、会議の真ん中にCacooを置くことで、全員が視覚的に会議の内容をつかめるようになります。
ほかにもCacooには、アイデアをその場で視覚化できるさまざまな機能があります。日常的な業務でもCacooを利用することにより、会議の場での生産性も一段と高まるでしょう。