新しいプロジェクトを始めると、スケジュール調整やチーム連携など、考えることがたくさんあって大変ですよね。そんなときに助けになるのが、Cacooの「テンプレート」です。アイデア出しから実行フェーズまで活用でき、作業の可視化やチーム内の認識共有がぐっとスムーズになります。
今回は、ヌーラボのグローバルチーム3名にインタビュー。プロダクトデザイン、カスタマーサクセス、マーケティングの各チームで、どのテンプレートをどのように活用しているのかを詳しくご紹介します。
目次
チームの見える化と効率化を叶える、「カンバン」活用術
── どのようにカンバンを使っていますか？
私たちのチームでは、毎週火曜日にタスクの進捗を確認する定例ミーティングを行っています。そのときに大活躍するのがCacooの「カンバン」機能です。しっかり整理されたFigmaファイルに、綿密な計画が組み合わさったような感じで、プロダクトデザイナーにとっては理想的な環境といえます。
誰のタスクがあふれていて、どこが停滞しているのか、ひと目でわかるのが便利ですね。さらに、私たちは独自の列を追加して、デザイン工程をより細かく管理できるようにしています。「ビジュアルの方向性検討」「開発チームによるレビュー」「品質チェック」「数値計測の準備」など、工程ごとのステージに合わせてカードを色分けしているので、一覧性もバッチリです。
カンバンテンプレート
カンバン機能のカードとボードの使い方をわかりやすく解説しています
── カンバンのどのようなところが気に入っていますか？
カンバンの良いところは、チームの今の状況がパッと見てわかること。誰が助けを必要としているのか、それとも余裕があるのかがすぐに判断できるのです。
私たちはスピーディーに機能をリリースしているので、タスクをチーム間で受け渡す場面も多いのですが、カンバンで工程ごとに把握しておけば、チームへの引き継ぎもスムーズです。タスクが開発やコンテンツ作成の段階に進んだら、それ以降はずっと追いかける必要はありません。
さらに便利なのが、Backlogの課題リンクや関連ドキュメント、Cacooのほかの図や資料などを、カードに直接貼れることです。タスクごとに必要な情報が一か所にまとまるので、管理がぐっと楽になります。
── カンバンを活用するコツはありますか？
なんといっても「セクション」がとても便利ですね。複数のプロジェクトをボード上で並行して管理したいときや、新しくメンバーを追加するときなどに役立ちます。
また、Backlogの課題やドキュメント、他のCacoo図など、関連資料へのリンクをあらかじめ設定しておくのもおすすめです。チームメンバーが必要な情報を自分で確認できるようになるので、「これって何だっけ？」といったやりとりが減り、コミュニケーションもスムーズになるのです。
「ビデオ通話」や「フォローモード」を併用すれば、さらに便利です。フォローモードで相手に自分の操作をリアルタイムで追ってもらえるので、「ここを見てほしい」という場面でも説明がスムーズに進みます。
私は個人用のカンバンも別シートで作っていて、仕事とスキルアップのタスク、夜にやりたいことなどを一緒に整理しています。ちょっとしたTo Do Listとしても使えるのでおすすめです。
議論がブレずにまとまる！「メリット・デメリットリスト」でチームの合意形成を支援
── このテンプレートをどのように使っていますか？
カスタマーサクセスチームには、日々さまざまな機能リクエストが届きます。しかしながら、すべての要望をすぐに開発チームに渡すわけにはいきません。
そこで活用しているのが、この「メリット・デメリットリスト」です。月に一度、リクエストの報告書をまとめる際に、このテンプレートで整理しています。
たとえば、「この機能を優先するべきかどうか」といった判断のときに、メンバーそれぞれが「良い点」「懸念点」を書き出していき、最終的な判断をチームで決めていくのです。
メリット・デメリットリストテンプレート
※こちらのテンプレートは、有料プランのみで利用できるプレミアムテンプレートです
── 気に入っているポイントを教えてください。
とにかく直感的に使いやすいことですね。特に好きなのは、アバターステッカーを貼って、どの意見に賛成かが視覚的にわかる点です。
さらに、付箋のリアクション機能を使えば、「この点は特に賛成！」や「ここは少し引っかかる」といった温度感も共有できます。こうした機能があることで、メンバー全員の考えが見える形で整理されていくのがいいですね。
── コツがあれば教えてください。
非同期で作業するときは「コメント」機能がおすすめです。
リアルタイムで会話に参加していなくても、「このポイントについてどう思う？」とコメントを残しておけば、あとから見た人が返信できます。誰がどこにコメントしたかもわかるので、議論がバラバラにならず、スムーズに進められるのです。
チームの方向性をひとつにまとめる、「クリエイティブブリーフ」実践法
── どのようなときに使っていますか？
新しいキャンペーンやプロジェクトを立ち上げるときは、まず「クリエイティブブリーフ」テンプレートを使って全体像を整理します。
最初にテンプレートに記入し、それをプロジェクトメンバーと共有します。トーンやブランドの方向性をすり合わせたり、スケジュールの見積もりを依頼したりしながら、ブリーフの内容を一緒にブラッシュアップしていくのです。
より大きなプロジェクトでは、「プロセスマップ」や「ペルソナチャート」など、他のテンプレートを併用するのもおすすめです。
プロセスマップは、タスクの依存関係や並行して進められる作業の可視化に便利ですし、ペルソナチャートは、ターゲットが明確な施策で特に重宝していますね。
すべての内容とスケジュールがまとまったら、ステークホルダーとキックオフミーティングを開き、Cacooの図を使ってプロジェクトの方向性をしっかり共有します。
クリエイティブブリーフテンプレート
※こちらのテンプレートは、有料プランのみで利用できるプレミアムテンプレートです
── このテンプレートの魅力はなんですか？
白紙のGoogleドキュメントを前にして「さて、どう書こう…」と悩んだ経験はありませんか？このテンプレートなら、すでに構成ができているので、とにかくすぐに書き出せるのが助かります。
Cacooの無限キャンバスを使えば、要素を自由に動かしたり、ビジュアルを追加したりしながら、プロジェクトのイメージをわかりやすく共有できます。見た目が最初からきれいに整っているので、資料として仕上げ直す手間もなく、そのまま使えてとても便利です。
実際にGoogleドキュメントから切り替えたとき、チームからも「見やすくなった！」「内容が頭に入りやすい」と好評でした。ビジュアルの力の大きさを実感しましたね。
── 活用のコツはありますか？
アバターステッカーを使って、タイムライン上にタスクの担当者を表示すると、誰が何を担当しているのかがひと目でわかります。顔が見えることで、チームに対する親しみも自然と増すんですよね。
プレゼンにもCacooの「ビデオ通話」を使えば、他のツールに切り替えることなく、その場でスムーズにコミュニケーションがとれます。さらに「フォローモード」を使うと、私が図のどこを説明しているのかがリアルタイムで伝わるので、理解のズレも起きにくくなります。
そして、意外と便利なのが「タイマー」機能です。私はニューヨーク、同僚はアムステルダムに住んでいるので、時差の関係で打ち合わせは彼らの終業間際に設定されることが多く、時間を意識して進める必要があります。そんなとき、タイマー機能が時間管理の助けになってくれているんです。
Cacooを活用して、業務を効率化しよう
Cacooのテンプレートは、デザインの進行管理、意思決定の整理、大規模施策のプランニングなど、さまざまなワークフローを支えてくれます。
もちろん、これは私たちチームだけの話ではありません。
あなたのプロジェクトにも、きっと役立つテンプレートが見つかるはずです。
実際に使ってみたい！という方は、ぜひ30日間の無料トライアルをお試しください。
また、オンライン個別相談会も随時開催しておりますので、お気軽にご相談ください。
Cacooを活用して、日々の業務効率を向上させましょう。