法人主催向けイベント・セミナーのクラウド管理システム「イーベ！」を筆頭に様々なASP事業を展開している株式会社フラッグシステム。同社では全部署でBacklogを導入、Cacooも全社共通ツールとしてご利用いただいています。
そこで今回、Cacoo導入に至ったきっかけや活用方法、Backlogと併用するメリットなど同社代表取締役社長 幡司様、広報 坂田様、システム開発 清様、カスタマーサポート 島本様に詳しくお話を伺いました。
■導入目的
【広報】基本操作が簡単な誰でも使える作図ツールが欲しかった
【開発】AWS構成図を簡単に描けるツールが欲しかった
■課題
【広報】図の作成にAdobe Illustratorを使っていたが、基本操作が難しいため使えるひとが少なかった。その結果作図や図の更新の業務が思うように進まなかった。
【開発】紙やエクセルを利用してAWS構成図の作図を行っていたが、メンバーへの共有や図の更新ができずに困っていた。
■効果
【広報】
・誰でも図を作れるようになったため作図、更新業務がスムーズになった
・図を簡単に共有できるようになったので、他部署からのフィードバックを受けやすくなった
【開発】
・短時間で綺麗な構成図の作成、更新ができる
広報・システム開発チームを筆頭にCacooを導入中！
――御社の事業内容を教えていただけますか？
様々なジャンルのイベントやセミナーをクラウドで一元管理できる「イーベ！」を軸に事業を展開しています。「イーベ！」は名前とメールアドレスだけでイベント参加の申し込み完了、入場QRコードによる非接触受付が可能であることに加え、オンライン・オフライン問わず幅広く対応しています。
その利便性が評判を呼び、ワクチン接種会場や学園祭、成人式などコロナ禍イベント開催の新しいツールとして、250万人以上の方々にご利用をいただいています。
――Cacooを導入いただいている部署はどちらになるのでしょうか。
主に広報、開発チームで導入しています。広報とエンジニア、合わせて数名です。広報チームは外部に向けての広報をはじめお客様向けのマニュアル整備、そして機能リリースをお知らせする広報記事の作成なども行っています。
開発チームは、「イーベ！」などの自社サービスと、お客様から受託されたWebサイト・サービスの開発に従事しています。受託開発のプロジェクトでは直請け案件も多く、企画から携わることもありますが、お客様からのお問い合わせやご要望も多数いただいている「イーベ！」に追加するカスタマイズ機能の開発を行っています。
「システム構成図の作成をとにかく簡単に！」が導入のきっかけ
――Cacoo導入のきっかけをお聞かせください。
広報、システム開発チームがメインに利用しているCacooですが、きっかけは少し異なります。広報チームのきっかけは同じヌーラボサービスであるタスク管理ツールBacklog。その操作画面にあったCacooのアイコンにふと気づいて「これは何だろう？」と社内で共有したところ、そこでシステム開発チームがすでにCacooを利用していたことを知りました。
システム開発チームでは、社内ネットワークの全体像を把握している人が少ないことに課題を感じていました。システム構成図を作成して開発者同士で認識を合わせる際に、とにかく簡単に使える作図ツールを探していて、Cacooにたどりつきました。
現場の課題は「誰もが」「簡単に」「分かりやすい」図の作成
――Cacoo導入前に社内で抱えていた課題は何だったのでしょう。
Cacoo導入前、広報チームは機能リリースの際に出す記事やサービスのマニュアル制作時に使う図の作成にAdobe Illustrator（以下、イラレ）を使っていました。しかし、社内でイラレを使えるスタッフが私のみで、私以外に図の制作を担当できない、という課題があったのです。
広報チームでは、開発チームが社内向けに作った図を、お客様向けに作り替えることが重要です。特に言葉だけでは説明しにくい機能を、いかにデザインで分かりやすく形にするかを意識して作図します。
デザイン過程のコミュニケーションをスムーズにするためにも、デザイナーしか扱えないイラレではなく、共有しやすく、誰でも編集しやすいツールが必要だったのです。
システム開発チームでも、開発に関連する図をできる限り時間をかけずに「誰もが」「簡単に」「分かりやすく」作成できるか、が課題としてありました。Cacoo導入前は、開発段階に応じて図の修正が発生する構成図や設計図を紙で作成していたことも。
しかも図はチーム内で共同編集することもあるため、簡単に作成できるだけではなく、作成した図の修正をブラウザ上で完結できる手軽さが、ツールを選ぶ重要なポイントでした。
フラッグシステムの‟効率化”を支えるCacooの汎用性の高さ
――Cacoo導入後、その課題は解決に至りましたか？
Cacoo導入により、「誰もが」「簡単に」「分かりやすく」作成するための条件がクリアされ、抱えていた課題は全て解決しました。導入メリットは色々ありますが、主に3つ。
1つ目は全社員が使いこなせるほど操作性が良いこと。Cacoo導入前に広報チームで利用していたイラレは、チームの中でもデザイナーしか扱えず、図の更新が滞ったり作成途中の確認作業が難しかったのです。その点Cacooは職種を超えて誰でも直感的に使えるので、作成途中の図を共有して各部署からフィードバックをもらう作業もスムーズです。
2つ目に効率化。誰でも作図、図の更新が行えるようになったことでマニュアル用に欲しい図を気軽に作れるようになりました。それにより、サービスのマニュアルの内容が非常に充実しました。サービス利用者の方からは「マニュアルが分かりやすい！」という嬉しいお声もいただいています。
3つ目には、Webブラウザ上で自由に簡単に図を作成できること。他部署メンバーにも共有しやすく、複数で編集できる点が良いですね。開発側としては図の作成に時間を費やしたくないので、できるだけ労力をかけずに簡単に作成したいのが本音です。Cacooを使えば正確に描ける上、ブラウザ上で更新も簡単にできる、とても優れた作図ツールだと思います。
またCacooはBacklogと同じヌーラボサービスのため連携も簡単ですし、社内メンバーが共通で使えるツールの存在は心強いですよね。
広報記事用にCacooで作成した図
――そのほか、Cacooを活用されている業務はありますか？
システム開発チームで勉強会を開催しているのですが、その時に用いるシステム構成図をCacooで作成しています。例えば、”AWSの開発環境での開発では、そのサービスを使ってどういう風に流れていくのか？”その説明にCacooで作成したAWS構成図を活用します。また、アプリの画面遷移図などの作成にも活用していますね。
開発部門ではアプリの画面遷移図の作成にもCacooを利用
CacooではAWSのアイコンなど豊富な素材とテンプレートが用意されていますし、かつドラッグ＆ドロップであっという間にイメージ通りに作れてしまう。これはありがたいですよね。Cacooで作成した図はBacklogに挿入できますし、今後はBacklogで「チーム力」を高めるとともにCacooの活用もさらに促進していければと考えています。
――本日は貴重なお話をありがとうございました！