少人数ながらも、確かな技術力で多くのクライアントから高い評価を得ている株式会社セナネットワークス。Web開発、システム保守、アプリ開発からインフラの構築および運用・保守、コンサルティングサービスなどを提供しています。
同社ではコロナ禍をきっかけにフルリモート体制に移行。オンラインミーティング下におけるコミュニケーションの課題を解決するために、全部署でCacooを導入、ご活用されています。Cacoo導入の決め手はどこにあったのか、また導入によるメリット、その活用法はどういったものなのか。同社代表取締役の山下様、営業の渡邊様、広報の沢本様に詳しくお話を伺いました。
■導入目的
フルリモート体制になり、オンラインコミュニケーションの質向上を図り導入
■課題
・コロナ禍でフルリモートになり、ホワイトボードが利用できなくなることで認識合わせが困難に
・クライアントの要望をヒアリングする際、より視覚的に確認し合えるツールが必要だった
■効果
・オンラインミーティングの質向上
・変更履歴がきちんと保存されるので、ファイルのバージョン管理が不要に
・プレスリリース作成時の各部署からのフィードバックを効率化。文章だけでなく図やコメントで更新依頼が出せるので修正対応も的確に行える。
目次
全社・全部署でCacooを導入！
――御社の事業概要を教えていただけますか？
当社はソフトウェア開発会社です。デザイン、開発からインフラの運用、コンサルティングまでを自社内完結で提供できることを強みとして事業を展開しています。これまでに培ってきたノウハウを活かし、幅広い分野でシステムの開発・提供しています。自社サービスである脆弱性診断ツール『Syhunt』をはじめ、Backlogと連携可能なWeb修正依頼ツール『Naoshite』、そしてNintendo Switchのゲーム開発などを行っています。
――Cacooを導入していただいている部署と業務内容について教えていただけますか？
全社全部署で導入しています。中でもとくにマーケティングチームでの利用が多いですね。具体的には、営業活動における自社製品資料や競合調査といった分析資料の作成・共有などです。さらには新規プロジェクト業務のタスク管理、新サービスページのワイヤー作成にスケジュール管理。そして開発技術資料作成、広報業務ではプレスリリースチェックなど、幅広くCacooを活用しています。
コロナ禍でフルリモートに。コミュニケーションの質向上が課題に
―― Cacoo導入前に社内で抱えていた課題を教えてください。
当社ではコロナ禍をきっかけにフルリモートに移行したのですが、非対面のミーティングが増加したことで、“ビジュアルコミュニケーションの質低下”が大きな課題になっていました。元々、当社は在宅勤務できる体制を整えてはいたのですが、全社員がフルリモート、という状況は想定外。手探り状態でミーティングを行っていましたが、認識合わせに活用していたホワイトボードが使えなくなってしまったことで、図式などのイメージ共有が図りにくくなってしまったのです。
ミーティング時に誰かが話したことをローカルに保存してあるデータに書き込み、ファイルを共有して確認、必要があれば内容を修正する。このような方法では、図式の共有にタイムロスが発生し、都度修正、共有するという作業が発生していました。どうにかしてこの負担を軽くできないか、と模索していたのです。
――オンライン下でのコミュニケーションの質低下が課題だったのですね。
文字ベースのコミュニケーションについては、チャットツールもありますし、リアルタイムで行えるのですが、視覚的な図の共有となると一気にハードルが上がります。それは社内であっても社外であっても同じことです。
たとえば、クライアントのシステムを当社で構築する場合、機能追加の要望をいただくことがよくあります。「こういうことをやりたい」というクライアントの要望に対して、口頭だけでは実際の操作性や「このボタンを押せばこういう風になります」という視覚的な情報を伝えるには限界がある。お互いの頭の中で描いているイメージや認識に対する齟齬や伝達情報の不足をどう防ぐか、つまり、オンライン下における社内外のビジュアルコミュニケーションの質を、いかに確保するかが課題となっていました。
導入の決め手は、圧倒的な使いやすさとコストメリット
――Cacoo導入の決め手を教えてください。
オンラインコミュニケーション時に抱えていた課題をすべて解決できたことです。基本的には社内のみでの活用を考えていましたが、あまりの使いやすさにクライアントをゲスト招待し、クライアントへの説明にもCacooを活用しています。
社外コミュニケーションツールとしても価格以上の価値をもたらせてくれました。
また、他社ツールと比較しても“操作性”と“使いやすさ”は魅力的です。当社はソフト開発会社なので、全社員がITツールを使い慣れています。それでも導入の際にはツールに慣れるまでの時間的な負担をできる限り減らしたい、と考えていました。そんな不安を一掃してしまうほどユーザーフレンドリーで簡単に操作ができたので、社員からも「使いやすい！」と好評です。機能性と使いやすさを、このコストで実現していることは非常にインパクトを感じましたね。
実は当社を立ち上げる前にもCacooを知っており、実際に使ってみたこともあるのですが、以前と比較して動作も軽くなり、シンプルでさらに使いやすくなったなと実感しているところですね。
ミーティングの認識合わせ、作成文書へのフィードバックを効率的に。フルリモートでもチーム力向上
――Cacoo導入によって抱えていた課題を解決できたとのことですが、どのような効果がありましたか。
Cacoo導入によって得られた効果は大きく3つです。1つ目は社内のオンラインミーティング時の共通認識が作りやすくなったことです。 今までオフィスで利用していたホワイトボードと同じ作業ができますし、ミーティングで出てきた修正・加筆作業も同時並行で行える。図の共有をしながらリアルタイムで編集作業を進められるので、タイムロス解消に加え、業務も効率化されました。
2つ目はバージョン機能の活用による作業の円滑化です。クライアント案件において、修正や追加、変更は繰り返しあるものです。その対応の中で時間の経過とともに前バージョンとの相違点など把握するのが難しくなり、確認に時間を取られていました。Cacooのバージョン機能を活用することで、個々のバージョンを作成した時点の図を簡単に確認でき、かつ戻りたい時点のファイルを呼び出すことが可能になりました。
3つ目はプレスリリース作成時などの際、フィードバックを受けるやり取りがスムーズになったことです。コメント機能を活用すると「ここはこの方がいいのでは？」「こういうのはどうだろう」という会話をしながらフィードバックを図に落とし込めるので、作業時間が大幅に短縮されました。図の中で任意の場所にコメントを置けるので、どの部分へのコメントなのかもわかりやすいです。
プレスリリースへのフィードバックもCacooのコメントで。周りの余白に変更イメージの図を挿入してコメントすることなどもできるため、フィードバックがスムーズにできる。
個人的なタスク管理、タスクの洗い出しなどにも活用
――Cacooがお役に立っていることをお聞きし、大変嬉しいです。そのほか、Cacooのお気に入り機能や活用方法などございますか？
付箋機能ですね。ブレストの際に使うだけではなく、個人メモとしても愛用しています。オンライン上で、しかも「付箋」アイコンをクリックするだけで作成でき、色分けも自由。優先度に応じたタスクメモや個人的なアイデアもストックできるので、思考整理が格段にしやすくなりました。
個人メモやアイデアのストックにも活用。日常的な思考の整理が簡単に。
そして、イベント時のタスクの洗い出しにも利用しています。イベント出展では「何を」「いつまでに」「誰が」しなければいけないのか、について最初に認識を合わせる必要があります。最終的な目的をメンバーで共有しながら大小さまざまなタスクの管理・可視化が不可欠です。そんな時にCacooで画面共有をしながらミーティングを行うと、タスク管理ツールに起票する前のざっくりとしたタスクの確認、振り分けができるので便利です。
イベント出展時はまずCacooでタスクの洗い出しを行う。
また、Cacooで資料を作成することが多いので、エクスポート機能もよく活用しています。使い方としては、内容が確定するまではCacooで作業し、最終稿をパワーポイントにエクスポートする。シンプルな機能ですが大変便利です。欲を言えば、インポート機能があれば嬉しいですね。今までパワーポイントで作成してきた全データをCacooで一元管理できたら既存資産の管理、更新作業もさらに便利になると思いますので、ぜひご検討いただければ嬉しいです。
Cacooは情報を可視化することでコミュニケーションを円滑にするだけではなく、個人のアイデアのストックやタスク管理まで幅広く活用できる稀有なツールです。今後もさまざまな場面でCacooを活用していきたいと考えています。
——Cacooを活用し、どうやってオンラインコミュニケーション向上を図るのか。そのさまざまなヒント、知見をいただきました。貴重なお話をありがとうございます！