コロナ禍以降、広く普及したオンライン会議。参加者の移動時間を短縮し機動的に開催できる一方で、画面を通してコミュニケーションが図りにくいと感じている方も多いのではないでしょうか。
今回は、オンライン会議でのコミュニケーションを円滑にするための工夫を紹介します。すぐに実践できる方法ばかりですので、ぜひオンライン会議のコミュニケーション活性化に役立ててください。
目次
オンライン会議でコミュニケーションが困難な理由とは？
オンライン会議でコミュニケーションが取りづらいと感じるのはなぜでしょうか。コミュニケーションを阻む原因となりやすい三つの要因を挙げていきます。
意思疎通がしにくい
オンライン会議はお互いの顔を見ながら話せるとはいえ、画面を通したコミュニケーションでは対面に比べて意思疎通を図りにくくなりがちです。複数名が参加しているオンライン会議で発言するタイミングが見極めにくいと感じたり、会話の「間」がつかめないと感じたりした経験のある方も多いでしょう。
参加者が同じ空間にいるわけではないため、場の空気感や間合いが分かりにくい面があるのは否めません。意思疎通がしにくいと感じやすいことは、オンライン会議に特有の課題といえます。
相手の反応や表情が見えにくい
画面を通したコミュニケーションでは、相手の反応や表情が見えにくくなるケースが少なくありません。微妙な表情や声のトーンの変化に気づきにくいため、どうしてもお互いの感情が伝わりづらくなるのです。
とくに複数名が参加するオンライン会議では、発言者以外はマイクをオフにするのがマナーという風潮があります。そのため、発言中に他の参加者が相づちを打っていても聞こえないといった事態が生じがちです。相手にとって「理解してもらえたのだろうか？」と不安を感じる要因にもなりかねません。
アイデア・発言の質が下がりやすい
オンライン会議では、発言するタイミングと聞き役に徹するタイミングが明確に分かれやすくなります。発言する人が偏ってしまうと、特定の人のアイデアや意見を聞くだけの場になりがちです。
せっかく複数名でオンライン会議を開催しても、発言者が偏ってしまうとアイデア・発言の多様性が失われる恐れがあります。会議そのものの意義を薄れさせないためにも、発言者の偏りを防ぐことはオンライン会議の重要な課題の一つといえます。
コミュニケーションを円滑にする５つの解決策
オンライン会議でコミュニケーションを図りづらい原因を解決し、円滑に話し合いを進めるにはどうすればよいのでしょうか。効果的な解決策を五つ紹介しますので、オンライン会議の開催時にぜひ取り入れてみてください。
あらかじめ議題を共有しておく
コミュニケーションの負荷を軽減するには、会議の流れやゴールを明確にしておくと効果的です。オンライン会議が始まってから議題を伝えるのではなく、事前に議題を用意して参加予定者に配信しておくことをおすすめします。
会議全体の流れや話し合うべき事柄の概要が伝わるよう、議題はレジュメ形式にするとよいでしょう。レジュメを各参加者に送信し、あらかじめ意見やアイデアをまとめておいてもらうと当日のコミュニケーションの負荷を軽減できます。
進行役を決める
発言するべきタイミングが分からない・発言者が偏ってしまうといった事態を回避するために、会議の進行役を決めておくとよいでしょう。進行役は司会を務めるだけでなく、参加者の発言に偏りが見られた場合に調整に入るファシリテーターの役割を果たします。
たとえば、特定の人が長々と発言する様子が見られた場合には、他の参加者に意見や考えを聞いてみるなど、進行役が主導権を握って発言を促すことが大切です。
会議の目的や進め方を明確にする
会議の目的や進め方が不明確だと、参加者は何について話し合っているのかを見失いがちです。オフラインで開催される会議では、しばしばホワイトボードが活用されます。参加者全員が同じホワイトボードを見ながら話し合いを進めることで、思考を整理しやすくなるからです。
オンライン会議においても、参加者全員が同じ図や資料を見ながら話し合えるツールを活用することをおすすめします。前述のレジュメと連動させることで、コミュニケーションの目的が明確になるはずです。
画面共有を活用する
オンライン会議中は資料などを全員で見ながら話し合えるよう、画面共有を積極的に活用しましょう。同じ画面を見ながら話し合うことで効率が高まり、議論をより深めやすくなります。事前に配信しておくべき資料と、当日に画面共有で示すべき資料をあらかじめ分けておくとスムーズです。
必要に応じて、当日の議題をスライド形式で用意してもよいでしょう。スライドごとにおおよその所要時間の目安を決めておくことで、会議全体の時間配分を設定することも可能です。
アイデアや意見を出し合える環境を整える
参加者一人ひとりがアイデアや意見を出し合える環境を整えることも大切です。各々の積極性や進行役のファシリテーション能力に頼るだけでなく、仕組みを整備するという視点も持ちましょう。
オンラインで共同作業が可能なツールを導入することで、アイデアや思考が可視化されます。参加者全員がアクセスでき、追記や編集が可能なツールを導入することも検討しておくことをおすすめします。
オンライン会議でCacooを活用するメリット
オンライン会議でのコミュニケーションを円滑化する方法として、視覚的なコラボレーションツール「Cacoo」を活用する方法を紹介します。Cacooを導入することで可能になることや、具体的な導入メリットについて見ていきましょう。
オンライン通話中の画面共有がしやすい
Cacooはビジュアルコラボレーションツールです。チームで図を作成・編集しながらアイデアを深化させることができます。ビデオ通話やチャットの機能も備えているため、オンライン通話中の画面共有がしやすいのが大きな特徴です。
たとえば、デザイナーとの協業やチーム内での施策の共有といったシーンにおいても、画面共有が手軽にできることは強力なメリットとなり得ます。視覚に訴える図や画像を共有することで、オンラインの制約を感じさせない情報共有が可能となるのです。
会話をしながらリアルタイムの共同作業が可能
Cacooの特徴として、図をリアルタイムで編集できる点が挙げられます。会話を交わしながら全員が編集に加わって共同作業を進めることで、議論の進捗状況や現在位置を確認できるのです。
図の変更履歴は最後に編集された時刻を元に随時保存されます。履歴をたどって過去の状態に戻すことができるので、ある時点から議論をやり直したい場合に有効です。また、図をリンクやメールで共有する機能を活用することで、会議終了後に議事録として参加者に配信してもよいでしょう。
豊富なテンプレートと分かりやすい操作性
Cacooには豊富なテンプレートが用意されています。フローチャートやマインドマップ、SWOT分析図、ベン図といったテンプレートのほか、独自の画像やスクリーンショットをアップロードして利用することも可能です。
図を編集するためのエディタは直感的な操作がしやすく、初心者にも簡単に扱えます。オンライン会議参加者のツールに対する習熟度やITリテラシーに依存しない点も、Cacooを活用する大きなメリットといえるでしょう。
Cacooでオンライン会議の活性化を図ろう
オンライン会議でのコミュニケーションを円滑にするには、会議の進め方や仕組みを工夫することが非常に重要です。
クラウド作図ツールをオンライン会議で活用することで、参加者各自の思考やアイデアを可視化し共有しやすくなります。言葉によるやり取り以外の意思疎通の手段を確保することで、コミュニケーションの効率化を図りましょう。
オンライン会議の活性化を実現するために、Cacooを導入してみてはいかがでしょうか。