プロジェクトを成功へと導くには、その全体像およびタスク単位の管理をいかに高い精度で行うかにかかっています。プロジェクト管理で失敗につながりやすいポイントは、メンバーに情報を視覚的に共有するための「可視化」が十分になされていないことです。
この記事では、プロジェクト管理の役割やよくある失敗を防ぐための対策をわかりやすく解説しています。プロジェクトの可視化に役立つテンプレートも紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
目次
プロジェクト管理とツールの活用のススメ
プロジェクト管理とは？
プロジェクトとは、独自の製品・サービス等を創造するために行われる有期性の業務のことです。プロジェクトの目標達成に向けて、計画・実行・監視・制御・終結のプロセスを管理する役割が「プロジェクト管理」に相当します。
プロジェクト管理は、QCD（品質・コスト・納期）を計画どおりに達成することを主な目的としています。この目的を達成するには、プロジェクトに含まれるすべてのタスクを滞りなく完了まで導くことが重要です。
プロジェクト管理ツールの活用のメリットと課題
プロジェクト管理でよく見られる失敗の多くは、多岐にわたるプロセスで必要とするさまざまな情報を整理し、可視化できていないという点にあります。
一般的なプロジェクト管理ツールを活用することで、プロジェクト進行中のタスクの具体化と実行、進捗の確認、成果のレビューを効率的に実施できます。進行中のプロジェクトの管理を適切に行うためには、こうしたツールの活用が欠かせません。
ただし、プロジェクトの失敗はプロジェクトを計画した段階や、プロジェクト進行中のふりかえりの段階でも発生します。たとえば、事前の情報整理やメンバーとの合意形成、計画と実績とのギャップに対する改善策の立案がうまく機能しなければ、プロジェクト成功は遠のいてしまいます。
プロジェクトの失敗を防ぐために
プロジェクトの失敗を防ぐには、プロジェクトの計画時、進行時のそれぞれで正しく情報を可視化し、プロジェクトの重要なポイントを押さえる必要があります。プロジェクトがつまずく典型的なポイントと、その対策を見ていきましょう。
【プロジェクトの計画時①】プロジェクトの目的の明確化
第一に、プロジェクト自体の目的を明確にすることが大切です。何を目指しているプロジェクトであるかがクリアになっていなければ、タスクの優先順位を適切に判断できないからです。また、予算配分の誤りを防ぎ、メンバーが同じ方向を向いて参画できるようにするためにも、目的の明確化は欠かせないポイントといえます。
たとえば、リリース日を必ず守るのか、機能追加のために延期が許容されるのか、予算超過が認められるのか、あるいは予算内に収めることが必須なのか、といった制約条件に応じて、優先度を柔軟に調整する必要があります。こうした点を念頭に置いてプロジェクト管理に取り組むことは、計画を机上の空論にしないためにも重要な視点です。
【プロジェクトの計画時②】タスクの洗い出し
目標達成に向けて必要となるタスクを漏れなく洗い出すことも、プロジェクトの失敗を防ぐ上で欠かせないポイントです。洗い出した各タスクに優先順位をつけて期限を設定し、メンバーにタスクを割り振ります。
まずプロジェクトの「目的」があり、その目的を達成するために何が必要なのかを細分化し、ステークホルダーと各自の役割へと分解していくイメージです。洗い出されたタスクに抜け漏れが生じると、プロジェクトの見直しを迫られたり、スケジュールの遅滞につながったりする原因になりかねません。
【プロジェクトの進行時】進捗確認とコミュニケーションの徹底
プロジェクトが実行段階に移ったら、進捗確認とコミュニケーションを徹底することが重要です。進捗の遅れが生じていないかをリアルタイムで監視すること自体は、プロジェクト管理ツールで実現できます。しかし、遅延の影響がどこに派生するのかが判断できなければ、計画を適切に修正できないおそれがあります。リアルタイムの進捗状況とあわせて、遅延の影響範囲を網羅的に確認した上で修正を図る必要があるでしょう。プロジェクト全体を俯瞰する視点と、各メンバーの状況を正確に把握するためのコミュニケーションの両立が求められます。
プロジェクトの可視化に役立つテンプレート12選
プロジェクトの失敗を防ぐための各ステップに活用できるテンプレートを紹介します。それぞれのテンプレートについて、基本的な使い方と得られる効果を確認しておきましょう。
目的を明確にするためのテンプレート
プロジェクト管理プレゼンテーション
プロジェクトの重要な部分を、視覚的なデータとともに整理して、提示するためのツールです。プロジェクトの目的やその実施方法について、関係者が抱く質問に答え、共通認識を形成する上で役立ちます。
タスク分析
課題を明確にし、その解決策と実行するために必要なアイデア、アクションをまとめる際に役立つテンプレートです。タスク単位での課題解決に活用できるほか、プロジェクト全体の目的やゴール設定を明確にしたい場合にも活用できます。
リスクマトリクス
プロジェクトを通じて想定されるリスクを「発生する可能性」と「影響の大きさ」にもとづいて分類するためのテンプレートです。可能性と影響の数値を掛け合わせることで、具体的なリスクレベルを定量的に把握できる点が大きなメリットです。タスクの優先順位づけをする際に、リスクを加味して判断したい場合に適しています。
プロジェクトマネジメント図
プロジェクトの各フェーズにて達成すべきタスクの概要を示すためのテンプレートです。複雑なプロジェクトを管理するには、初期段階でコアとなる目標や取り組みを明確にしておく必要があります。プロジェクトを要約して整理したい場合や、重要なマイルストーンを特定したい場合、利害関係者にプロジェクトの目標を提示したい場合におすすめです。
タスクの洗い出しと管理に役立つテンプレート
ガントチャート
カラフルな棒グラフによるガントチャートテンプレートです。タスク間のタイムラインを視覚的に比較できるため、おおよそのスケジュールや取り組むべきことを俯瞰したい場合に役立ちます。複数のタスクがどのように依存し合っているかが明確になるため、スケジュールの重複や作業の遅れを防ぎたい場合にも効果的です。
ガントチャートロードマップ
複数のプロダクトを並行して開発するような場合に、スケジュールやタスクの依存関係を視覚化するためのテンプレートです。プロジェクト全体の進行を可視化し、各メンバーが自分の役割を理解することで、チーム全体の説明責任が強化されます。
作業分解図（WBS）
プロジェクトを構成するタスクをカテゴリごとに分類するためのテンプレートです。プロジェクトのフェーズ、成果物、部門/チームの機能、特定の役割といったカテゴリで構成されています。プロジェクトの主要なフェーズを明確にし、タスクを効率的に割り当て、目標とリソース要件を伝達したい場合に効果的です。単独のプロジェクトはもちろんのこと、複数のチームから構成される大規模なプロジェクト全体での活用もできます。
PERT図
プロジェクトのタスク開始と終了、タスク間の依存関係を可視化するためのテンプレートです。タスクの流れを整理し、スケジュールを決定する際に役立ちます。クリティカルパスの特定やタスクごとの遅延の管理、効率的なタスク選択、タスクとリソースの割り当てなどを適切に行いたい場合におすすめです。
進捗管理やコミュニケーションに役立つテンプレート
ガントチャート（週ごと）
プロジェクトのタイムラインやタスクの進行状況、タスク間の依存関係、リソース配分を管理するためのテンプレートです。チームのワークロードを一覧で確認できるため、リソースの過負荷を回避しつつタスクの割り当てを判断する際に役立ちます。
ガントチャートタイムライン
タスクの期間を効果的に追跡するためのテンプレートです。長期プロジェクトの重要な目標と締め切りを正確に設定したい場合や、各フェーズの進行状況を比較したい場合、各タスクに必要なリソースを最適化したい場合におすすめです。
プロジェクト管理タイムライン
プロジェクトの開始から完了までのスケジュールを俯瞰するためのテンプレートです。開始日・終了日のほか、主要なタスクやマイルストーン、締め切りなどを一覧で示せるため、プロジェクト全体の流れや現状の進捗状況を利害関係者に視覚的に提示できます。計画と実績のズレを早期発見したい場合や、目標と期限を再確認したい場合、チームのモチベーションを維持したい場合におすすめです。
依存関係図テンプレート
プロジェクトの各要素の関係を可視化し、1つの変更が他にどのような影響を与えるのかを把握するためのテンプレートです。重要な経路や潜在的なリスクを早い段階で特定し、適切な対策を講じやすくなります。プロジェクト進行中に発生した新たなタスクや、優先順位の変更を余儀なくされた際などに、図を更新することでチーム全員の認識を統一できる点が大きなメリットです。複雑なプロジェクトを柔軟に運用したい場合に適しています。
プロジェクト管理は「可視化」がポイント
プロジェクト管理と聞くと、進捗状況やコストの管理に目が向きがちです。しかし、プロジェクトを計画通りやり遂げるためには、プロジェクト全体を俯瞰する視点が求められます。プロジェクトの可視化に役立つテンプレートを活用し、情報整理や合意形成、計画とのギャップに対する改善立案を円滑に進めてみてはいかがでしょうか。
今回紹介したテンプレートを活用したい方には、オンラインホワイトボードツール「Cacoo（カクー）」がおすすめです。本記事で挙げた12種類のテンプレートのほか、180種類以上の豊富なテンプレートから適したものを選び、ご活用いただけるツールです。プロジェクト・タスク管理ツール「Backlog」と併用することで、プロジェクト管理の精度をいっそう高められるでしょう。