テレワーク(リモートワーク)を快適にする！コラボレーションツールの使い方【Cacoo塾】

突然ですが「テレワーク」という言葉を聞いたことがありますか？

最近では、Google社が様々な組織における先進的な働き方事例などをまとめた「re:Work」やテレワークラウンジに力を入れたり、日本の企業でも働き方を改善したりする事例が増えています。ヌーラボでもテレワーク・デイズ2019に応援団体として参加しています。

テレワーク（リモートワーク）は、働き方改革を支える一つの要素として挙げられることもありますが、まさに、コラボレーションツールのCacooはテレワークに相性の良いプロダクトです。

本記事では、テレワークやリモートワーク時に便利なコラボレーションツールとして「Cacoo」の機能を例にしながら、チームで柔軟な働き方を実現する方法をご紹介します。

テレワーク(リモートワーク)でCacooが選ばれる理由

テレワークでは、離れた場所でもチームメンバーやプロジェクトメンバーと円滑に作業ができることが求められますが、Cacooはこうした状況に対応できる機能が備わっています。

例えば、Cacooのリアルタイム共同編集機能は、離れた場所でもチームで一つのホワイトボードに集まって議論するようなコラボレーションワークを実現します。

さらに軽量なチャットのように使えるコメント機能を併用することで、離れた場所でもお互いのアイデアを漏れなく伝えられます。

個人の作図ツールとしても便利なCacooですが、こうしたチームで使える機能も活用することでより円滑に作業を進めることができます。以下では、各機能のメリットとテレワークでの活用事例を解説していきます。

リアルタイム共同編集をテレワークで使う

Cacooで共有している図を同時に複数人で開くとリアルタイム共同編集が始まります。

リアルタイム共同編集中は、お互いのPCで行なっている図の編集操作が即座に他の人の画面にも反映されるので、離れた場所にいるにもかかわらず、まるで一つのホワイトボードに集まって一つの図を描いているような体験が得られます。

もし、Google MeetsやSkypeなどのオンラインビデオ会議のサービスを普段から利用している場合は、一緒にCacooも利用してみてください。こちらの声のように、感動するオンライン体験が得られると思います！

昨日のミーティングでは事前にCacooで作ったレイアウトをリンク共有→Meetでビデオ会議→相手の画面を共有してもらいながら説明して、気になる点はこちらの手元で編集。相手の画面でも書き換わる。という言葉にするとよく分からないけど、やってる本人たちは感動するフロー。#Cacoo

— 三谷健一 (@mitanin) July 9, 2019

実は、リアルタイム共同編集の機能自体は、かなり以前からCacooでは実現されていたものですが、先日のアップデートで大幅な機能向上を果たしました。以下では、テレワークでのCacooの効果的な使い方を解説します。

お互いのマウスの位置が分かる

Cacooはリアルタイム共同編集に参加している全員のマウスカーソルの位置が、全員に共有されます。

例え共同編集者が離れた場所にいたとしても、どの部分を編集しているのかが容易に分かったり、会議中に図のどの部分について話しているのかを指し示せるようになったりしました。

実際に以下のような声もいただいています。

え！！！Cacooって相手のマウスの位置わかったっけ？わかったっけ？わかるのー！？すごい便利！！！ #Cacoo

— 三谷健一 (@mitanin) July 12, 2019

もし、マウスカーソルを見せたくない場合は、エディターのフッターにある「ビュー > ライブカーソル」からカーソルの表示を切り替えることができます。

編集の途中の操作も共有される

テレワークでは、テキストでのコミュニケーションで作業を進めることも多くなります。そこで改善されたCacooでは、入力途中のテキストや移動途中の要素の動きなどもリアルタイムで状態が共有されます。

以前Cacooをご利用されていた方が新しくなったリアルタイム共同編集を試すと、昔よりも格段に「一緒に図を編集している」体験を得られます。

編集操作がかち合った場合はどうなる？

これまで共同編集を体験したことが無い方の中には、複数人で同時に図を編集すると、例えば一人が要素を動かしているときに、他のもう一人が同じ要素を消してしまった場合におかしな状態になることを心配される方がいらっしゃるかもしれません。

この点について、Cacooはかち合った編集操作は、先に実施された操作が採用され、もう一方の操作は無効にすることで問題が起きないように工夫されています。

操作が無効にされたことは瞬時にその旨が表示されるので、迷ったりすることもありません。

操作の競合

コメント機能をテレワークで使う

もう一つ、テレワークのような状況でCacooを利用するときにコメント機能も活用することをおすすめします。

コメント機能は「好きに配置できるチャットウィンドウ」

コメントは、図の中の任意の場所に簡単なテキストコメントのやり取りを配置できる機能です。

通常は、図の修正依頼のやり取りや、補足説明の記載などに使われるものですが、コメントのやり取りは、リアルタイム共同編集のようにコメントの返信もリアルタイムで他の編集中のユーザーに表示されます。なので、ちょっとしたチャットのような使い方もできます。

コメントを使ったチャット

テレワークでコメントを活用するメリット

コメントではなく、ビデオ会議や音声会議のほうが即時性がありその時のコミュニケーションは簡単になりますが、コメントを使ったテキストでのやり取りの場合、その内容が残せるという点でメリットがあります。

例えば、共同編集に参加していない人にも後で伝える必要がある状況などでは、コメント機能をチャットとして活用するのも良いかもしれません。

コメント機能には、他のチームメンバーに通知のメンションを送ったり（チームプランでのみ可能）、解決済みかどうかの状態管理を行ったりといった機能もあります。まだコメント機能を使ったことが無い方は、ぜひ色々と試してみてください。

テレワーク(リモートワーク)をCacooで快適にしよう

今回は「テレワーク（リモートワーク ）」をキーワードに、Cacooで共同作業をするときに便利な機能をご紹介しました。

Cacooは個人の作図ツールとして一人だけで使う以外にも、チームで使うことのできるプロダクトです。ぜひこの記事を参考に、テレワークやリモートワーク でチームメンバーとのビジュアルコラボレーションを体験して、あなたの働き方をより自由に快適にしてくださいね。