会議には、当日の進行だけでなく、事前準備や事後処理にも多くの時間が費やされます。そのため、会議の質はチームの生産性に大きな影響を与えるのです。
この記事では、会議の生産性を高めるポイントを会議前・会議中・会議後に分けて、わかりやすくまとめています。また、会議に業務効率化ツールを活用するメリットや、チームの生産性向上に役立つテンプレートもあわせて紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
会議の生産性を高めるポイント
はじめに、会議の生産性を高めるポイントを整理しておきましょう。会議前・会議中・会議後の各段階において意識しておきたい点は、次のとおりです。
会議前
会議前の準備は、会議当日の生産性を大きく左右する重要なプロセスです。次に挙げる4点を意識して事前準備を進めましょう。
会議の目的を明確にする
なぜ会議を開催する必要があるのか、その目的が曖昧な状態で日時と場所を設定するのは避けましょう。目的が不明確なまま開催すると、情報共有のためだけの場になったり、話題が脱線しやすくなったりしがちです。参加者が会議当日に向けて必要な準備を進められるよう開催目的を明確にし、アジェンダを事前に共有しておく必要があります。
目的に合った参加者を決める
議題と関わりの薄い人が会議に参加していると、議論の軸がぼやけてしまいがちです。会議の目的に合った参加者を厳選し、必要最小限の人数を招集しましょう。
会議の時間を明確にする
会議の開始時刻と終了時刻は、事前にはっきりと定めておく必要があります。参加者の集中力を考慮すると、基本的には1時間以内に設定するのが適切でしょう。
会議の目的にふさわしい環境を整える
会議の目的に応じて、ホワイトボードやプロジェクターなど必要な機材を準備しましょう。座席のレイアウトに関しても、参加人数や話し合うテーマに合わせて距離感を考慮することが大切です。
会議中
会議開始から終了までの間は、会議の目的達成に必要なサポートや工夫が求められます。具体的には、次の3点を意識して臨むことが大切です。
進行役やタイムキーパー役を決める
議題に沿って話し合いが進むよう導く進行役と、議題ごとの時間配分を管理するタイムキーパー役を会議のはじめに決めておきましょう。これらの役割を明確にしておくことで、議論が迷走したり話題が逸れたりした際に軌道修正を図りやすくなります。
参加者が発言しやすいよう配慮する
特定の参加者が一方的に話し続けたり、発言をしないまま会議を終える参加者が現れたりすることのないよう、進行役はすべての参加者にバランスよく問いかけることが大切です。「〇〇さんはどう思いますか？」「別の視点から意見がある方はいますか？」といった、建設的な質問を投げかけるとよいでしょう。
決定事項とやるべきことを明確にする
話し合った内容について、誰が意思決定をするのか、どのようなルールで決定事項を定めるのか（多数決・全会一致など）を明確にしましょう。また、決定事項をToDo（やるべきこと）リストにまとめ、その後のアクションにつなげることも重要なポイントです。
会議後
会議を有意義なものにするには、会議後の対応も重要です。特に次の2点を確実に実施し、話し合ったことを次のアクションにつなげましょう。
会議の内容を関係者に共有する
会議で話し合われた内容は、会議に参加していなかった関係者にも共有しましょう。話し合いの背景や経緯、「誰が何を言ったのか」など、複雑な情報をわかりやすく伝えるには、テキストだけでなく図や表を加えることもポイントです。
決定事項が実行できるようフォローアップする
会議での決定事項が着実に実行されるよう、適切なフォローアップも大切です。誰が・何を・いつまでに実行するのかを明確にし、進捗状況を随時チェックしましょう。
会議に業務効率化ツールを活用するメリット
会議の生産性を高めようとしたにもかかわらず、かえって会議が円滑に進まないことがあります。具体的には、次のような問題点が挙げられます。
・会議前の準備が煩雑になる
・話がまとまらないなど、会議をうまく収束できない
・議事録作成など、情報共有の作業負荷が高まる
このような懸念事項を解決するためには、業務効率化ツールを取り入れるのがおすすめです。たとえば、「プロジェクト管理ツール」や「オンラインホワイトボードツール」などが挙げられます。こうした業務効率化ツールを取り入れることで得られるメリットは次のとおりです。
話し合いの中身に集中できる
会議は、作業的なプロセスと思考のプロセスに大きく分けられます。このうち作業的なプロセスの負担が高くなると、思考のためのリソースが削がれがちです。会議が本来果たすべき機能である「話し合い」に集中できるよう、作業的なプロセスはできるだけ負荷を軽減する必要があります。
一例として、共同編集が可能な「オンラインホワイトボードツール」を活用することで、話し合いを進めながらテキストによるリアルタイムの情報共有が可能になります。また、「Web会議サービス」の録音／文字起こし機能を利用すると、会議記録をとる負荷が軽減し、話し合いそのものに集中しやすい環境を整えられます。
参加者の厳選と情報共有がしやすくなる
情報共有を目的として広範な関係者を会議に招集すると、会議の開催に制約をもたらしたり、「共有された」つもりで実際の決定事項を把握できていない関係者が現れたりする原因になりかねません。こうした課題を解決する場合も、業務効率化ツールの活用は有効です。
前述の「オンラインホワイトボードツール」や「会議の文字起こし」を使うと、会議の内容を話し合った流れのまま共有できます。そのため、会議の場で発言する必要のある参加者のみを招集でき、会議による意思決定を行いやすくなります。さらに、会議内容の共有を受ける関係者も時間を節約でき、かつ、各自都合のよいタイミングで会議内容を確認できます。
会議の開催方法を柔軟に選択できる
会議方法が対面で集合する選択肢しかない場合、会議室の不足や関係者が集まるために時間を要することは、機動的な会議開催を妨げる原因になります。Webツールを活用することで、対面で行われる会議のメリットを維持しつつ、柔軟な会議形態を選択できます。
たとえば、「Web会議サービス」と「オンラインホワイトボードツール」を併用することで、物理的な場所の制約を軽減しつつ、発言に含まれる詳細なニュアンスを会議の場で図表を描きながらすり合わせることができます。また、オンライン付箋ツールを活用して、参加者の意見を可視化することで、対面での会議の雰囲気を補う効果を得られます。このように、会議の開催方式を問わず精度の高い情報共有が可能になることは、業務効率化ツールを活用する大きなメリットの1つといえるでしょう。
チームの生産性向上に役立つテンプレート
会議の効率を高め、チームの生産性向上を図る業務効率化ツールとして、「オンラインホワイトボードツール」が挙げられます。ホワイトボードとして利用するだけでなく、テンプレートを活用して、会議の作業的プロセスを軽減し、チームの生産性向上を図ってみてはいかがでしょうか。
セールスプロセスフローチャート
リード獲得から契約成立までの営業プロセスを可視化するためのテンプレートです。各ステップを可視化し、整理して示すことでボトルネックを特定しやすくなり、改善点を明確にできます。また、営業活動の進め方が統一され、進捗状況の可視化と戦略の柔軟な調整が可能になることも大きなメリットです。会議前の段階で資料準備に活用できるほか、会議中に出された意見の集約や営業プロセスへの反映にも活用できます。話し合いの結果が図示された状態で残るため、会議の記録としても有効です。
スイムレーンフローチャート
複雑なプロセスを視覚的に示し、各タスクの担当者を明確に示すためのテンプレートです。一般的なプロセスフローチャートのように「レーン」が一方向に流れる形式ではなく、水平および垂直のレーンで業務の流れを描けるため、異なる部門や役割の関係者を一覧表示したい場合に適しています。図形の形状や色、テキストを即座に変更できるため、会議での話し合いの流れに応じてプロセスを自在に変更可能です。また、完成したフローチャートをそのまま関係者へ共有することで、会議後の情報共有をスムーズに進められます。
プロセスマップテンプレート
プロジェクトの計画段階・進行中・ふりかえりの各プロセスで一貫して活用できるテンプレートです。プロジェクトの動きを可視化し、各プロセスの手順を整理することで、改善点を見つけやすくなります。また、各メンバーの役割や責任の所在を明確化できることも大きなメリットです。会議で話し合うべき事項の整理や、会議中に話し合った経緯の可視化、話し合った結果の取りまとめに適しています。会議中に参加者が共同編集することにより、「Web会議サービス」を活用したオンライン会議においてもスムーズな情報共有が可能です。
会議メモ
会議に必要な情報を一覧化するためのテンプレートです。議題や会議の時間、参加者、ゴール、アジェンダ、決定事項、アクション、懸念事項、まとめなどをブロックごとにまとめられます。会議前の準備から会議中のメモ、事後の情報共有までこのテンプレート1つで完結できる点が大きなメリットです。議事録作成の手間を軽減できることに加え、会議の流れがわかりやすく示されるため、情報共有のみが必要な関係者を会議に召集する必要性がなくなり、参加者を厳選しやすくなるでしょう。
議事録テンプレート
会議中の重要な議論や決定事項、事後のアクションを記録するためのテンプレートです。アジェンダ・会議メモ・議事録の役割を兼ねるため、各資料を別々に作成する必要がなくなります。また、重要な発言内容や決定事項の経緯を詳細に記録することで、会議後に関係者全員が同じ認識を共有できる点が大きなメリットです。さらに、同一のテンプレートを継続的に活用することにより、記録の一貫性を保てます。プロジェクトの進捗管理やフォローアップなどに役立つ参考資料となり、チームの生産性向上に寄与するでしょう。
付箋投票
付箋の形式で複数の選択肢に対して投票してもらうためのテンプレートです。会議参加者の声を反映し、意思決定を行う際に役立ちます。いくつかの選択肢の中から方針や次のアクションを決定したり、アクションに優先順位を付けたりしたい場合におすすめです。話し合いを経て最終的な結論を出したいときや、意思決定のプロセスを関係者へ共有したいときにも活用できます。
業務効率化ツールで会議の生産性を爆上げしよう
会議に臨むにあたって、会議前・会議中・会議後のポイントを押さえた上で運営していくことは、チームの生産性を高めるために非常に重要です。また、会議に業務効率化ツールを利用すれば、会議前後の対応や会議自体の進行がスムーズになるだけでなく、会議中に「意見を言いにくい」「話すべきタイミングを判断できない」といった事態を避けることができます。結果として会議を通じた話し合いの質を高められ、生産性を向上できます。
オンラインホワイトボードツール「Cacoo（カクー）」では、今回紹介した6種類のテンプレートをはじめ、180種類以上の豊富なテンプレートを利用可能です。Cacooを会議に取り入れることで、課題や話し合いの状況が可視化され、参加者の理解と当事者意識の向上を促す効果が期待できます。メンバーの思考を可視化するツールを活用して、会議の生産性向上を図ってみてはいかがでしょうか。