生産年齢人口が減少傾向にある昨今、企業にとって労働力の確保はいっそう厳しさを増しています。事業者は顧客満足度（CS：Customer Satisfaction）だけでなく、従業員満足度（ES：Employee Satisfaction）や従業員の経験価値（EX：Employee Experience）の向上が求められているのが実情です。できる限りすべての従業員が活躍できる組織を目指す上で、「人事評価」のあり方はますます重要な課題の1つとなりつつあります。
この記事では、そもそも人事評価とは何か、公正な評価にはどのような仕組みが求められるのか、といった点をわかりやすく解説しています。人事評価シートを活用するメリットや、効果的に活用するためのポイントもまとめていますので、ぜひ参考にしてください。
目次
人事評価の3本柱
そもそも人事評価とは、従業員の業績や能力、組織への貢献度を評価し、給与や賞与、昇進といった処遇へと反映させる仕組みのことです。従業員が納得感を得られる人事評価を行うことは、モチベーションを高めたり中長期的な人材育成に取り組んだりする上で重要です。
人事評価は、一般的に「業績評価」「能力評価」「情意評価」の3要素から構成されます。
業績評価
業績評価とは、対象期間内における成果や成績を対象とする評価軸のことです。あらかじめ設定した目標と実績との差異を評価するといったように、目標管理においても重要な指標として位置づけられるケースが多く見られます。
業績評価の基準は、売上や契約件数といった定量評価がほとんどです。しかし職種や業務特性によって定量的な評価基準を設けにくい場合、業務を推進してきたプロセスやチームへの貢献度など、定性評価も適用されます。
能力評価
能力評価とは、業務に必要とされる知識やスキルの習得度を対象とする評価軸のことです。職種ごとに特有の業務能力以外に、コミュニケーション能力などの汎用的な能力が評価対象に含まれていることもあります。
従業員の業績と能力は連動するケースも多い一方で、評価対象期間によっては本来備えている能力が十分に発揮されないことも考えられます。リーダーシップや問題解決能力といった、将来にわたって求められる能力・資質を人事評価に反映させることは、能力評価の大きな目的の1つです。
情意評価
情意評価とは、仕事に対する姿勢や意欲、主体性などを対象とする評価軸のことです。たとえば、入社して間もない従業員の場合は具体的な成果や業績によって評価するのが難しい場合もあります。企業が従業員に求める行動特性を評価対象とすることが、情意評価の主な目的です。
ただし、情意評価は評価者の主観によって左右されやすい要素ともいえます。あらかじめ評価基準を明確に定め、不公平感が生じないよう配慮することが大切です。一例として、テレワーク従事者が働いている様子が上長から見えにくいために、オフィスワーク従事者のほうが高く評価されやすい、といったことにならないよう注意する必要があります。
【情意評価の項目例】
人事評価シートを活用するメリット
公正な人事評価を行うには、評価者と被評価者との間でスムーズに合意形成を図り、記録しておく必要があります。評価の意図や背景が被評価者に伝わらなかったり、従業員による自己評価との間に大きな乖離が生じたりすると、不信感をもたらす原因となりかねないからです。
こうした課題の解決策として「人事評価シート」の活用が挙げられます。人事評価シートを活用する主なメリットは次の3点です。
評価基準を明示できる
1つめは、どのような基準で評価が行われているのかが可視化されることです。何が評価対象になっているのか、達成基準はどう設定されているのか、といった点を明示できます。
評価基準が曖昧だと、評価が主観的だと思われる恐れがあります。人事評価シートを提示することで、評価者・被評価者の双方に評価基準が共有され、より透明性の高い評価の仕組みを構築しやすくなるのです。
評価のばらつきを防げる
人事評価シートの活用は、評価者によって評価の観点や基準にばらつきが生じるのを防ぐ意味においても有効です。
特に複数部署で統一した評価基準が必要な場合、評価者である各組織の上長の判断基準にズレが生じることは十分にあり得ます。人事評価シートを活用することで、こうした事態を未然に防ぎやすくなります。
求められる能力を体系的に示せる
会社が従業員に求めている能力を体系的に示せることも、人事評価シートを活用するメリットといえます。被評価者の強みや期待されている能力、今後伸ばしていきたいスキルなどが明示されることにより、次のアクションにつなげやすくなるからです。
人事評価は、人材育成や部下とのコミュニケーションを促進する重要な仕組みであり、単なる一時的な評価の提示にとどまるものではありません。
人事評価シートを効果的に活用するポイント
評価者が人事評価シートを効果的に活用するには、いくつかポイントがあります。
人事評価シートは被評価者にわかりやすく、できるだけ簡潔に要点を絞って記載することが大切です。
なるべく客観的な事実にもとづいて記載するように努めましょう。特に情意評価に関しては上長の印象や感覚を根拠にしがちです。具体的な行動を評価対象とすることで、納得感の高い評価につながります。
具体的な数値や基準を示す
評価の根拠を示す際には、具体的な数値や基準を提示することが重要です。「やや不足していた」といった曖昧な書き方は避け、何がどれだけ不足していたのか、あるいは達成できていたのかを定量的に示しましょう。
職種や業務内容によって定性評価が避けられない場合でも、業務に適した達成基準を具体的に示すことが大切です。
改善点を明確に記載する
評価シートには次のアクションにつなげるための改善点を具体的に記載することも重要です。
評価基準のうち未達の項目があった場合、何に取り組めば改善が期待できるのかを明確に記載しましょう。前回の人事評価から改善された点、次の人事評価に向けて改善が求められる点を整理して伝えることで、被評価者自身が成長のロードマップを認識しやすくなります。
達成条件と期限を具体化する
「何を、いつまでに、どの程度達成すれば次回の高評価につながるのか」を明確に示しましょう。達成基準に対して低い評価だった場合でも、解決策が共有されていれば、被評価者は改善に向けたアクションを取りやすくなります。
なお、達成条件と期限は実現可能な範囲で設定しなければなりません。高すぎる、あるいは低すぎる目標を設定することは、かえって被評価者のモチベーションを低下させる原因となります。被評価者ごとに適切な目標が設定されているか、慎重に検証することが大切です。
公正な評価に役立つ人事評価テンプレート5選
日々のコミュニケーションを記録しておくことで、人事評価の際に公平性が高まり、評価者・被評価者の双方が納得しやすい評価をスムーズに行えます。人事評価シートの作成や評価面談時の認識のすり合わせをスムーズにするのに役立つテンプレートを紹介します。
1-on-1 ミーティング
1対1の面談時に、会話を整理したりメモを追加したりしながら、アクションプランを設定する際に活用できるテンプレートです。「完了したこと」「うまくいったこと」「障害・困っていること」「アクションアイテム」に分割されているため、評価者・被評価者の認識のすり合わせに適しています。オンラインで共有・参照・再利用できることから、継続的な人材育成や能力開発にもおすすめです。
SMARTゴール
目標設定とプロセス管理に役立つテンプレートです。目標達成に向けたプロセスに明確さや目的が生まれ、スケジュールにもとづいて具体的なアクションに取り組みやすくなります。SMARTとは「Specific（具体的である）」「Measurable（測定できる）」「Achievable（達成できる）」「Relevant（適切である）」「Time-bound（期限がある）」の頭文字を取った言葉です。これらの5要素を満たしているか、評価者・被評価者の双方が確認することで、達成可能な目標設定や達成に向けたプロセスの共有、期限の設定に役立ちます。
なぜなぜ分析
問題の根本原因を突き止めるために、5つの問いかけをするシンプルなテンプレートです。問題解決に向けてどこに力を入れるべきか、順を追って考えていく上で役立ちます。人事評価シートで挙がった課題や改善点について、評価者・被評価者の間で共通認識をもって解決策を模索したい場合におすすめです。
フィッシュボーン図（特性要因図）
原因と結果を可視化して分析するためのテンプレートです。たとえば、プロセス上の問題点を特定したい場合や、課題解決に向けたアクションの絞り込みなどに役立ちます。評価者・被評価者の思考を可視化することによって、共通の目的意識をもって人材育成やスキル開発に取り組みやすくなるでしょう。
業績評価（パフォーマンスレビュー）
パフォーマンスに関するふりかえりや話し合い、共有に活用できるテンプレートです。実績・課題・改善すべき点・今後の目標に分かれており、被評価者による自己評価にも、評価者によるレビューにも活用できます。業績評価に際して求められる現状把握、課題や改善点の整理、次のアクションにつながる目標設定を行いたい場合におすすめです。
人事評価テンプレートを活用して公正な評価を実現しよう
人口減少期に突入した日本においては、今後ますます従業員満足度や従業員の経験価値が重要視されるでしょう。企業は新規採用だけでなく、既存の従業員のモチベーションをいかにして高め、人的資本を効果的に活用していくかが問われています。現状の評価にとどまらない、人材教育やスキル開発の視点に立った人事評価を実現し、組織力の強化を図ってみてはいかがでしょうか。
今回紹介したテンプレートは、オンラインホワイトボードツール「Cacoo（カクー）」にてご利用いただけます。本記事で紹介した5つのテンプレートを含む、180種類以上の豊富なテンプレートを活用できるツールです。評価者と被評価者の合意形成をスムーズに進め、納得感の高い人事評価を実現してみてはいかがでしょうか。