プレゼンのために有効な資料を作りたいけれど、どのように作ればよいかわからない、そんな悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。
この記事では、伝わるプレゼンを行うために、プレゼンの目的や基本形を確認し、伝わるプレゼン資料作成に必要な構成やデザインを作るコツ、話し方のコツなどを解説します。プレゼンの資料を作る際に、ぜひ参考にしてください。
目次
伝わるプレゼンとは
伝わるプレゼンテーションを行うために、まず、プレゼンテーションの目的と基本形を確認します。
プレゼンの目的
プレゼンテーションには、主に次の目的があります。
伝えたいことをわかりやすく伝える
せっかくプレゼンをしても、内容がわかりづらくて結局相手に何も伝わらないのではプレゼンを行う意味がありません。
耳から入る情報で、記憶に残るのはほんの一部分だけといわれています。伝わるプレゼンをするためには、伝えたいことをシンプルに明確化する必要があります。聞き手の立場に立って、ニーズが高い情報を取捨選択し、できるだけわかりやすく伝えましょう。
聞き手に次のアクションを起こさせる
商品のプレゼンなら商品購入、他部署への問題提起なら改善策の実行など、聞き手に次のアクションを起こさせることがプレゼンの目的です。
単なる資料の説明では人は動きません。プレゼンで人を動かすには、プレゼン終了時のゴールを設定し、ゴール達成のためにどのような構成を組み立てるか・聞き手を行動に至らせるメリットとその裏づけをどのように提示するかがカギになります。
プレゼンの基本形
伝わるプレゼンにおける基本形の一例として、次の形式を紹介します。
結論から話す
聞き手は、プレゼンの結論を早く知りたいです。最初に聞いた情報はインパクトが強いため記憶に残りやすく、プレゼンの時間がたつほど、聞き手の集中力は落ちてきます。そのため、つかみを行った後に、伝えたいことの結論から話すと、聞き手の印象に残りやすいです。
結論（解決案）ー根拠（現状分析）の順で述べる
結論を聞いたらなぜその結論に至ったのか聞き手は知りたくなります。そのため、結論の後には根拠を述べると効果的です。
会社ではある課題に対する解決案をプレゼンするケースが多いですが、その場合は解決案を最初に述べ、その解決案に至った現状分析を述べましょう。
資料に入れるのは最低限の情報
膨大な情報を資料に入れても、プレゼンで表示されるのは短い時間のためほとんど読まれません。資料に入れるのは最低限の情報にし、根拠となるデータもシンプルな図やグラフを視覚的に活用して、印象に残りやすいよう工夫しましょう。
スライド1枚につき1メッセージ
1枚のスライドにずらずらと箇条書きで言いたいことを並べても印象が弱く記憶に残りません。それよりも、1枚のスライドにひとつのメッセージをシンプルに載せた方が効果的です。
最終的に何が言いたいのか手短にいえるように
伝えたいことや資料が多すぎると、結果的には自分でも何を伝えたいのかがわからないプレゼンになってしまいます。まず結論を一言と根拠をいくつか用意し、資料を見なくても暗唱できるくらいに自分の中でまとめてからプレゼン資料を作りましょう。
伝わるプレゼン資料作成のコツ
伝わるプレゼン資料を作成するためには構成とデザインが重要です。
プレゼン資料の構成
プレゼン資料の作成に際しては、まず、次の点を明確にしましょう。
- 聞き手はだれか（どのような層か）
- プレゼンの目的は何か
- プレゼンのゴールはどこか
プレゼンにおける目的とゴールの違いは、たとえば目的が企画や商品の提案なら、ゴールは企画の採用や商品の購入になります。目的が活動報告や説明会ならゴールは説明内容の理解です。
プレゼンのゴールを達成するためには、どのようなスライド構成にすればよいかを考えましょう。たとえば、企画の提案なら聞き手に採用してもらうためには、スライドのどこで聞き手へのメリットを入れ込んでいくかを考えます。
冒頭で解決策を提示し、解決策がもたらす聞き手のメリットを客観的なデータを根拠に述べ、最後に聞き手に行動を促すようなメッセージを盛り込むなどの例が挙げられます。目次を作成しながら構成を組み立てると効果的です。
悪いプレゼン資料の例
良いプレゼン資料について解説する前に、よくありがちな「悪いプレゼン資料」の例を紹介します。
どこがポイントかわからない（理解するのに時間がかかる）
よくあるのが資料に複雑なワークフローや組織図などの細かい図を入れているため、どこがスライドのポイントなのかわかりにくいパターンです。
聞き手はスライドの内容を理解しようとしているうちに次のスライドに移ってしまい、結局何を言いたいのかわからない事態に陥ってしまいます。
1枚のスライドに文字が多すぎる
箇条書きを並べすぎたり、細かい表を入れたりしてしまうと、聞き手は文字を読むだけで疲弊してしまい、内容は印象に残らないのに疲労感だけ覚えてしまいます。
色を使いすぎてごちゃごちゃしている
色を何色も、それも原色などの強い色を使うと、どこがポイントなのかわかりにくくなります。よくあるのが、強調したい部分についてそれぞれ違う色を使っているために、1枚のスライドで見るとごちゃごちゃしているパターンです。
よく見るクリップアートやイラストの多用
内容が優れていても、一般的にプレゼンでよく使用されるクリップアートやイラスト、アニメーションなどを多用していると、とたんに陳腐なスライドに見えてしまいます。
良いプレゼン資料＝「見やすいデザイン」
悪いプレゼン資料に共通するのは、「スライドに入れる情報が多すぎて、ポイントが伝わってこない」という点です。この場合の「情報」とは、単に内容だけではなく、文字数や配色、図やイラストなど視覚的なものも含まれます。
逆にいうと、良いプレゼン資料の条件として「見やすいデザイン」が挙げられます。プレゼンの基本形として「資料に入れるのは最低限の情報」を挙げましたが、内容だけではなくデザインにおいても実践が必要です。
見やすいデザインのためには、次の点に注意しましょう。
色は3色まで
1枚のスライドに使う色は3色までにするのがベストです。
- ベースカラー
文字に使う色です。黒・グレー・茶色など、黒を使用する場合もほんの少しグレーが入っていると目にやさしいです。 - メインカラー
太字など強調したい箇所に使う色です。 - アクセントカラー
最も強調したい箇所に、効果的に使う色です。
ベースカラー：メインカラー：アクセントカラーの使用割合は、75％：20％：5％くらいでまずは作ってみましょう。メインカラーとアクセントカラーは、オレンジと赤などの同系色や、オレンジと青などの反対色など、効果的な配色を考えるのが大切です。
ポイントははっきりと
まず、1枚のスライドを構成する内容を単純化して、どこがポイントとなる内容なのかを明確化しましょう。ポイントとなる内容は、文字や図を大きくするなどの工夫も必要です。
そのうえで「色は3色まで」の原則を効果的に使って、文字にアクセントカラーを用いてポイントをはっきり示しましょう。
文字を入れすぎない
ポイントをはっきり示すためには、1枚のスライドに文字を入れすぎない点が重要です。結論の提示など、強調したいスライドにおいては、いさぎよくテキスト1〜2行しか使わないという戦略もあります。
読みやすいフォントを選ぶ
優れた内容のスライドでも、線が細くて読みづらいフォントを使ってしまうと内容が伝わりません。
たとえば、メイリオは可読性を重視して作成されたフォントなので、よく使われるゴシック体よりも読みやすいです。Windowsに標準装備されているため、文字化けする恐れもありません。18〜24pt以上で使うようにしましょう。
客観的なデータの提示
プレゼンで結論に続いて根拠を示す際に、客観的なデータを提示すると説得力が増します。意見を述べるときには、裏付けデータのない主観になっていないかに注意しましょう。グラフを使う際には、必要な部分だけ抜粋して、すべてではなく必要な数値のみ大きく示すと効果的です。
図や写真の効果的な使用
図や写真には、聞き手の注意や興味を惹きつける効力があります。テキストは少なめにして、伝えたいことを図式化し、説明が足りない分は口頭で補うようにしましょう。
無意味なイラストやアニメーションを多用しない
図や写真、イラストなどは入れる必然性があれば効果的ですが、必要もないのにイラストやアニメーションなどを多用すると、逆にうるさく感じてしまいます。イラストなどを入れる場合は、入れることでどのような効果を狙っているかを考えましょう。
プレゼンで話すコツ
納得いくプレゼン資料を作れたけれど、人前で話すのが不安……。そのように思う方もいらっしゃるでしょう。そのため、プレゼンで話すコツを紹介します。
緊張するのは普通のこと
プレゼンは人前で話すため、どうしても緊張してしまう方も多いでしょう。緊張するのは普通のことで、ほとんどの人が緊張しながらプレゼンをしています。そんな時は思い切って、最初に「緊張しています」とカミングアウトしてしまいましょう。話し手が緊張しているからと言って、聞き手が引いてしまうことはありません。むしろ緊張が伝わった方が、テンションの高さや熱意が聞き手に伝わって効果的なケースもあります。
緊張を沈めようとしてよけいパニックになってしまうより、緊張していても気にしないことが大切です。
資料をそのまま音読しない
プレゼンは耳から入ってくるため、話し言葉の方がダイレクトに伝わりやすいです。そのため、資料の書き言葉をそのまま音読してしまうと、プレゼンの効果が落ちてしまいます。
できたらプレゼン資料の内容を自分の中で咀嚼して、実感をのせた話し言葉としてしゃべれるように、練習を重ねましょう。
（上級者向け）冒頭に「つかむ」用のスライドを作っておく
本格的なプレゼンに入る前に、自己紹介など聞き手を「つかむ」用のスライドを作っておくことで、自身もリラックスして本題に入りやすくなります。つかみに成功すれば聞き手の興味を一気に引き寄せることができます。ただしつかみに多くの時間を費やしてしまっては本末転倒です。あくまでも手短に済ませましょう。
理想的なのは、スライドの冒頭で結論を述べるために、クイズなどで聞き手のニーズをつかむ前置きですが、自己紹介の方がリラックスして話しやすいのなら、そちらでも構いません。
まとめ
プレゼンの目的は、主に「伝えたいことをわかりやすく伝える」「聞き手に次のアクションを起こさせる」です。
そのためには、プレゼンのゴールを明確にして、ゴールを達成するためのスライド構成を組み、スライドに入れる情報は最低限にして、ポイントが伝わるデザインに配慮することが重要です。
伝えたい情報が多すぎると、伝わるプレゼンは実現できません。聞き手の立場にたって、スライドに入れる情報を取捨選択し、ポイントをシンプルに明確に伝えることができるよう心がけましょう。
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