いつもCacooをご利用いただき、ありがとうございます。
Cacooユーザーコミュニティ「Cacoo Connect」では、11月13日（水）に「業務やサービスのボトルネックを見える化！Cacooを使ってシーケンス図を簡単に書く方法とは？」と題した無料オンラインセミナーを開催いたしました。
Cacooアクセラレーターである株式会社BizOptimars 中村 亮太氏を講師にお招きし、弊社ビジネスグロース部 渡部、藤本と共に、実演を通じてCacooの活用術をご紹介しています。
最後の質疑応答タイムでは終了間際まで多くのご質問をいただき、大いに盛り上がった今回のセミナー。参加された皆さまにとって、Cacooへの興味や理解を深めていただける機会になったのではないかと思います。
本記事では、その概略をレポートでご報告いたします。
目次
講師紹介
株式会社BizOptimars 代表取締役 中村 亮太 氏
2024年6月、Nulab社よりCacooアクセラレーターに任命され、Cacooに関する情報発信や登壇を通じて、その魅力を広めています。Cacooの利用歴は約5年半。
社外コミュニティでは「りなたむ」（@Rinatamu_ITDR）として、Microsoft Power Platformの普及に努め、2020年にはMicrosoft MVP（Business Applications部門）を受賞するなど、精力的に活動されています。
また、2023年には株式会社BizOptimarsを設立。関西圏の製造業を中心に、社内コミュニティを軸とした内製化支援を展開しています。
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業務フロー図では「ボトルネック」が見えづらい
「業務フロー」自体はシンプルなのに、思ったより時間がかかっている業務はありませんか？
そういった業務の効率化を検討する際、まずは業務フロー図を描くことが多いと思います。
しかし、業務フロー図では業務の流れはわかりますが、それぞれの作業にどのくらいの時間がかかっているのか、という「時間」はわかりません。
そこに「時間」の概念を反映するには、「シーケンス図」を活用します。
シーケンス図では、どの業務にどのくらいの時間がかかっているのかが可視化されます。つまり、業務をもっと効率化するためにはどこがボトルネックになっているのか、改善できるポイントがどこにあるのかがわかるのです。
「シーケンス図」で業務フローと時間を可視化する
Cacooに用意されている豊富なテンプレートの中から、今回は「UMLシーケンス図」のテンプレートを使って実際にシーケンス図を描いていきます。
まずはテンプレートから「UMLシーケンス図」を選択します。
テンプレート「UMLシーケンス図」を追加した状態
今回はこのテンプレートをベースに、中村さんが社内の申請から承認に至るまでのフローをシーケンス図で作成。テンプレートに含まれるオブジェクトの複製や移動を重ね、参加者にわかりやすいように説明をしながらサクサクと作成し、4分程度で完成しました。
社内の申請から承認までのフローを表すシーケンス図が完成
シーケンス図では縦の流れが「時間」の長さです。図の青い棒線が時間の長さを表しており、この図だと右側の「部長」と「社長」の作業にかかる時間が長いことが一目でわかります。
このようにシーケンス図で業務にかかる「時間」を可視化することで、改善すべき「ボトルネック」部分を見つけ出すことができるのです。
作成した「シーケンス図」をメンバーと共有し、レビューを行う
シーケンス図を作成したら、Cacooの共有機能を使ってチームメンバーとレビューを行います。Cacooはメンバーとの共同編集がスムーズに行える点も大きな特長です。
図を見ながら、時間がかかっている理由や障壁となっているものを洗い出したり、改善できそうな点を見つけたり、気になったポイントに付箋でコメントを貼っていきます。
チームメンバーと同じ画面を見てレビューを行う
Cacooの付箋から、ダイレクトにBacklog課題への起票ができます。セミナーでは、その場でタスク化できる内容をBacklogの課題として起票する手順を、実演を交えて解説しています。
Cacooの付箋からBacklog課題を起票できる
Cacooで業務のボトルネックを可視化し、その問題を解決するためのタスクをBacklogで管理していきます。このようにBacklogとCacooを連携して活用することで、業務改善が進み、業務の工数をグッと減らすことができるのです。
質疑応答タイム
残りの時間は、セミナー中に参加者から寄せられた質問にお答えいただきました。その中からいくつかをピックアップしてご紹介します。
BacklogとCacooの連携について教えてください
セミナーでもお見せした、Cacooの付箋からBacklog課題が作成できる点は大きいです。
レビュー中に発生したタスクを忘れないうちに課題として起票しておくことで、タスクの抜け漏れを防げますし、スピーディな対応が実現します。
Cacooはシートごとに単独のURLが発行されますので、シートが複数ある場合でも見せたいシートのサムネイルを表示することができます。
※シート内にあるオブジェクト（図形）への直接URLも取得可能です。
なお、BacklogとCacooを「連携する」ことに対しては、追加費用は発生しません。それぞれのサービスを同じ組織で契約いただいていれば、連携して活用が可能です。参考ブログ：https://backlog.com/ja/blog/backlog-and-cacoo/
Cacooで描いた図は出力できますか？（アカウントを持っていない）社外の人に共有したいです
はい、可能です。PNGやPDF、PPTなどさまざまな形式でエクスポートできます。
なお、Cacooはアカウントを持っていない方も「ゲストユーザー」としてリンク共有が可能です。詳しくはサポート記事をご覧ください。
自社ロゴやオリジナルのアイコンなどを登録できますか？
「カスタム図形」の機能を使っていただくと、よく使うアイコンや自社ロゴなどを簡単に呼び出せるようになります。「カスタム図形」は、中村さんも太鼓判を押す、おすすめ機能です。
参考ブログ：https://cacoo.com/ja/blog/introducing-custom-shapes-and-templates/
ほかにも多くのご質問をいただき、早速その場でトライアルを申し込んでくださった方もいらっしゃいました。
セミナー後のアンケートでは「初見でも利用方法が明確に理解でき、メリットが最大限に理解できた」「実際にフローチャートを作る業務があるので、今後使っていきたい」など、前向きなご意見を頂戴しました。
ご参加くださった皆さま、ありがとうございました。
無料個別相談会を実施中！
Cacooの導入を検討している方を対象に、実際の画面を見ながらCacooの使い方を紹介する無料のオンライン個別相談会を開催しています。
今回のセミナーに参加できなかった方も、もっと詳しく聞いてみたいという方も、ぜひお気軽にご相談ください。
※なお、誠に勝手ながら本相談会は法人利用を想定された方のみご案内可能です。あらかじめご了承ください。
Cacoo Connect について
Cacoo Connectは、オンライン作図ツール「Cacoo」のユーザーコミュニティです。Cacooに触れたことのない方から、実際にCacooを使って業務改善やチームビルディングを行いたいと考えている方まで、幅広い層を対象に、業務に役立つノウハウを学べる場となっております。
Cacoo Connectでは、エンジニアやクリエイターだけでなく、バックオフィスや営業の方々も一緒に学び、交流することで、Cacooの魅力や活用方法をみんなで共有できるコミュニティです。
今後もオンラインセミナーやオフラインイベントを開催予定です。ぜひCacoo Connectをチェックしてみてください！