はじめに
コロナ禍をきっかけにリモートワークが普及し、オンラインでの会議やブレストが増えています。しかし、オンライン会議では対面での会議と比べて、情報の共有やコミュニケーションが難しいという課題があります。
ビジュアルコラボレーションツールは、オンライン上でアイデアや情報を視覚的に共有できるツールです。これにより、図形やテキストを自由に描きながら、チーム内での思考を同期させ、効果的なコミュニケーションを実現できます。Cacooは、日本発のビジュアルコラボレーションツールで、豊富な図形やアイコン、テンプレート、コラボレーション機能が用意されており、オンライン会議やブレストに最適です。
このブログ記事では、Cacooの基本的な使い方と、利用シーンごとの便利なテンプレート、導入事例を紹介します。
Cacooの簡単な使い方
まずはCacooの簡単な使い方を見ていきましょう。
図の作成
Cacooにログインすると、初めにダッシュボードが表示されます。ダッシュボードでは、作成済みの図やテンプレート、フォルダーを参照できます。ここから、新しい図を作成することができます。
新しい図を作成するには、左上にある「新しい図を作成」をクリックし、エディターを開きます。「新しい図を作成」の右に表示された「テンプレート」ボタンをクリックした場合は、テンプレートを使って図を作成することもできます。Cacooでは豊富なテンプレートを用意しているので１から図を作成する必要はありません。
図の編集
作成した図は自由に編集が可能で、いくつかのツールを使い分けて編集を進めていきます。
アイコン上にカーソルを合わせるとメニュー名が表示されます。
①ツールバー：
左側のメニューから新しい図形やテキスト、ライン、テーブルなどの要素を追加します。画像を挿入したり、別のテンプレートを選択したりすることができます。
②操作メニュー：
要素を選択したときに、その選択中の要素の状態を決める、様々な設定を行うメニューが表示されます。例えば、何かの図形をクリックして選択すると、塗りや線などの状態をメニューから変更できます。
③シートパネル：
右側では、図に含まれるすべてのシートを確認できます。シートの追加や削除、並び替え、名前の変更などが行えます。
④トップバー：
上部中央では、図の名前や種別の変更、格納先フォルダーの移動などが行えます。上部左側では、図の共有やプレゼンテーション表示の開始、エクスポートなどの図を共有するための各種操作が行えます。
関連記事：エディターの機能概要
図の共有
図の編集内容は自動的にリアルタイムで保存されるので、共有したいタイミングでヘッダーメニューにあるエクスポートや共有ボタンから、お好きな方法で図を共有できます。
図の整理
プライベートフォルダーは無制限に作成でき、複数の図を個別のフォルダーにまとめて管理できるようになります。
同時編集
図やフォルダーを共有すると、1つの図を他のチームメンバーと同時に編集でき、図の中の好きな場所にコメントを残すことできます。履歴機能で、過去に保存した図のバージョンを確認したり、バージョンからコピーして図を作成することも可能です。
ホワイトボードに便利Cacooのテンプレート8選
Cacooには、オンライン会議のさまざまなシーンで活用できるテンプレートが豊富に用意されています。テンプレートを利用することで、アイデア出しや作業の効率化が図れるだけでなく、専門的な知識やスキルがなくても会議を効率的に進めることが可能です。ここではオンラインホワイトボードに便利なテンプレートを紹介します。
マインドマップのテンプレート
マインドマップ：ブレストに活用できる豊富な種類のマインドマップ
マインドマップは、中心から放射状にアイデアを展開する図で、チーム内でのアイデアの整理やブレインストーミングなどにおいて活用することができます。
こんなシーンで活用するのにおすすめ！
・ブレインストーミング
・施策のアイデア出し
・概念の整理
・サービスの改善・問題解決
・チーム内の戦略の策定
振り返りのテンプレート
KPTテンプレート：振り返りに活用できるKPT（Keep Problem Try）
ふりかえりシートのテンプレートを使用すると、個人・チーム・プロジェクトの振り返りをCacooで簡単に行うことできます。上記のKPTテンプレートでは、「良かったこと（Keep）」、「困ったこと（Problem）」、「次に取り組むこと（Try）」を付箋で貼ってオンライン上で振り返りを視覚化することができます。
こんなシーンで活用するのにおすすめ！
・プロジェクトの振り返り
・1on1 MTG
・チームの週次定例
・評価面談
・課題の洗い出し
ガントチャートのテンプレート
ガントチャート：プロジェクトの進行とタスクの伝達など豊富なテンプレートを用意
ガントチャートは、プロジェクトのスケジュールやタスクの進捗状況を視覚的に表現する図です。プロジェクトの計画や進捗管理などチームでの意思疎通を円滑に進めるために活用することができます。
こんなシーンで活用するのにおすすめ！
・新規システムの開発プロジェクトの計画
・既存システムの改修プロジェクトの進捗管理
・イベントの運営プロジェクトの変更管理
データベース設計図のテンプレート
データベース設計図：実体関連図（ER図）
データベース設計図は、データベースの構造やデータの流れを視覚的に表現する図です。システムのデータベースの設計や構築、運用などにおいて、クライアントや社内メンバーとの意思疎通を円滑に進めるために活用することができます。
こんなシーンで活用するのにおすすめ！
・新規データベースの設計、既存データベースの改修
・データベースのパフォーマンス改善
・データベースのセキュリティ対策
フローチャートのテンプレート
基本的なフローチャート：プロセスとアイディアをフローチャートで視覚的に表現
システムやサービスの流れを視覚的に表現する図です。プロジェクトの要件定義の際にクライアントの要望を正確に把握するシーンなどで、活用することができます。
こんなシーンで活用するのにおすすめ！
・新規システムの要件定義
・既存システムの改修要件定義
・Webサイトの画面遷移図作成
・仕事の流れ・マニュアル手順の図示
ネットワーク構成図のテンプレート
AWSネットワーク構成図：AWSのマネージドサービスを使用したVPC図
ネットワーク構成図は、システムの各機器やネットワークの接続関係を視覚的に表現するために使用されます。ネットワークの様々な構成要素とそれらの相互関係を示しており、ネットワークの設計や構築、運用などにおいて活躍するテンプレートです。
こんなシーンで活用するのにおすすめ！
・新規ネットワークの設計
・既存ネットワークの改修
・ネットワークのトラブルシューティング
・セキュリティ対策の検討
SWOT分析図のテンプレート
SWOT分析図：豊富な種類のSWOT図テンプレート、図形、および表記法を用意
SWOT分析図は、Strength（強み）、Weakness（弱み）、Opportunity（機会）、Threat（脅威）の4つの要素を視覚的に表現する図です。ビジネスの戦略策定やマーケティング戦略の策定などにおいて活躍します。
こんなシーンで活用するのにおすすめ！
・自社の強みや弱みを把握する
・競合分析
・サービスや製品の改善
・戦略の方向性を明確にする
これらのテンプレートをオンライン会議のホワイトボードとして利用することで、よりCacooの導入効果を最大化することが可能です。紹介したテンプレートの他にも多数のテンプレートを用意していますのでぜひご覧ください。
関連記事：Cacooのテンプレート
導入事例
Cacooは、さまざまな業界・規模の企業に導入されています。実際にオンラインホワイトボードとしてご利用いただいている企業の事例を紹介します。
オンライン会議の認識合わせがスムーズに｜株式会社 ADX Consulting
株式会社ADXConsultingは、クライアントに対して業務設計からシステム構築まで直接支援するコンサルティングを行っています。
■課題にしていたこと
社内外の会議で細かなニュアンスが伝わらず認識のズレが生じていた
■Cacoo導入後の効果
・Cacooの図で共同編集しながら会議をすることでオンラインでも思考の整理が容易に、会議後の認識のズレもなくなった
・オンラインの社内研修もインタラクティブに開催できた
同社は在宅勤務の推奨を進める中で、オンラインでもよりお客様の問題解決のため深いコミュニケーションをという課題を抱えていました。Cacooの導入により作成した図を画面共有するだけでなく、リンクを共有し、お客様と共同編集することで業務フローの調整や伝達を行い口頭でのコミュニケーションだけでは理解が難しい部分を図に落とし込むことで、認識のズレを解消に繋がりました。
関連記事：「共同編集」と「見える化」がポイント！Cacooでオンライン会議の認識合わせがスムーズに
フルリモートへの移行で生じた課題をCacooで解決！｜株式会社セナネットワークス
株式会社セナネットワークスはWeb開発、システム保守、アプリ開発からインフラの構築および運用・保守、コンサルティングサービスなどを提供しています。
■課題にしていたこと
・コロナ禍でフルリモートになり、ホワイトボードが利用できなくなることで認識合わせが困難に
・クライアントの要望をヒアリングする際、より視覚的に確認し合えるツールが必要だった
■Cacoo導入後の効果
・オンラインミーティングの質向上
・変更履歴がきちんと保存されるので、ファイルのバージョン管理が不要に
・プレスリリース作成時の各部署からのフィードバックを効率化。文章だけでなく図やコメントで更新依頼が出せるので修正対応も的確に行える
同社は非対面のミーティングが増加したことで、認識合わせに活用していたホワイトボードがなくなったことで図式などのイメージ共有の質低下が大きな課題になっていました。Cacooの導入により共通認識の構築が容易になり業務効率化とタイムロスの解消が実現しました。
関連記事：フルリモートへの移行で生じた課題をCacooで解決！アイデアのストックや思考整理にも活用
Webサイト制作の要件定義にかかる時間を半減｜ネクスキャット株式会社
ネクスキャット株式会社はデザイン経営を推進するグローバル・デザイン・エージェンシーです。
■課題にしていたこと
・担当各々がデータを保存している状況で一元管理ができなかった
・ワイヤーフレームや画面遷移図などの作成や修正に工数がかかっていた
■Cacoo導入後の効果
・専門性の高いデザインソフトを使った経験がなくても簡単に作図が可能
・クライアントとの意思疎通がスムーズになり業務が効率化
同社は同社では、事業の成長とともに管理戸数が増えていき、業務の属人化や非効率さが目立つようになりました。そこで、GMO賃貸DX オーナーアプリを導入してチャットでの迅速な対応を実現し、機会損失の防止につなげています。また、すでに導入済みの業務ソフトとの連動が可能であった点も、業務効率化につながっている要因のひとつです。
プロジェクト、クライアントごとに作成されたデータ分散し、それを一元管理することが課題でした。Cacooを導入して使いやすさとイメージの作成と共有が容易で、業務のスピードが増し要件定義にかかる時間が半減しました。また、カスタムテンプレート機能を使い、過去のテンプレートを利用することで、作図作業に要する時間が短縮され、業務効率化の実現と過去の情報共有や属人化の解消にも繋がりました。
関連記事：Webサイト制作の要件定義にかかる時間を半減。Cacooの活用で顧客とのコミュニケーションを円滑に
おわりに
Cacooは、オンラインで簡単にコラボレーションを実現できるツールです。豊富な図形やテキスト、コラボレーション機能を備えており、チームメンバー間のアイデア共有や情報の可視化をサポートします。
この記事を通して、Cacooの基本的な使い方、便利なテンプレート、そして実際に導入した企業の事例をご紹介しました。Cacooを活用することで、オンライン会議やブレスト、プロジェクト管理をより効果的に進めることができます。
リモートワークが増える中、ビジュアルコラボレーションツールとしてCacooの無料トライアルをお試しいただき、その便利さを実感してみてください。