ワークショップをオンラインで開催するにあたって、企画立案や盛り上げるための工夫について悩んでいませんか？とくにオンラインでの開催が初めての場合、どうすれば充実したワークショップになるかイメージしにくいかもしれません。
今回は、オンラインワークショップの種類や進め方について詳しく解説します。盛り上がるワークショップのアイデアも紹介しますので、自社で取り入れられそうなものはぜひ活用してください。
ワークショップとは？主な種類と活用シーン
はじめに、ワークショップに関する基本的な事項を押さえましょう。ワークショップには大きく分けて「研修型」と「体験型」があり、それぞれ効果的な活用シーンが異なります。自社で開催しようとしているのがどちらのタイプなのかを見極めておくことが大切です。
研修型ワークショップ
特定の知識や技能の向上を図ることを目的としたワークショップです。企業で研修の一環として開催されるなど、ビジネスシーンでの活用事例がよく見られます。
座学の研修と大きく異なるのが、参加者がグループに分かれてディスカッションや共同作業を行う点です。多くの研修型ワークショップでは、最後に話し合った内容をグループごとに発表します。
講義形式の研修と比べて、参加者が能動的に参加しやすく、意見交換を通じて多様な考え方やアイデアを共有できます。参加者同士の交流を図る効果もあるため、チームワークの強化につながるでしょう。
体験型ワークショップ
製作や体験を通じて、楽しみながら参加してもらうことを目的としたワークショップです。商業施設やテーマパーク、各種教室などで開催され、誰でも気軽に参加可能な形にしているケースが多く見られます。
参加者は知識や技能を得られ、主催者は自社に対する認知度を高める効果が得られるため、Win-Winの関係になりやすいのが特徴です。
ワークショップのテーマによっては親子で参加できたり、年齢を問わず気軽に参加できたりするため、幅広い年齢層に楽しんでもらえます。広告に対して警戒感の強い層にも受け入れられやすい宣伝活動の一つといえるでしょう。
ワークショップの基本的な進め方
ビジネスシーンで活用事例の多い研修型ワークショップについて、基本的な進め方を確認しておきましょう。ワークショップの趣旨やテーマによって進め方が少しずつ変わることはありますが、基本的な流れはほぼ同じと捉えてください。
参加者をグループ分けする
参加者が数名であれば1グループで構いませんが、人数が多い場合はグループに分けたほうが進めやすくなります。意見交換がしやすい人数の目安として、1グループ4〜5名程度を想定しておくとよいでしょう。
複数の部署・部門が参加するワークショップの場合、グループ内で簡単に自己紹介をするように促すと、意見交換がしやすい雰囲気を作れます。グループ内で司会や進行役を決めるなど、役割分担をするのも話し合いをスムーズに進める上で効果的な方法です。
課題と制限時間を提示した上で話し合いをする
自己紹介や役割分担を終えたら、その日の課題を提示します。ゴールとなる課題と共に意見をまとめる制限時間を明確に示すことで、目的を持って話し合いを進められるからです。
話し合いを進める際には、ホワイトボードなどグループ内の全員が話し合いの状況を確認できるツールを導入すると共同作業がスムーズに進みます。話し合いが滞っているグループがあれば、主催者側からヒントを示すなど適宜サポートするとよいでしょう。
グループごとに発表する
事前に伝えた制限時間に達したら、話し合いの成果を発表する時間を設けます。各グループの持ち時間と、代表者による発表の順番を決めましょう。
発表中は、各グループの発表内容をお互いに参考にし合い、発表終了後には質疑応答の時間を設けます。自分のグループでは話題に挙がらなかった視点を得られたり、異なる意見を参考にできたりすることがワークショップの大きなメリットです。話し合い中の様子も含めて主催者側から発表内容のよい点についてコメントしていくと、まとまりのあるワークショップになるでしょう。
オンラインで盛り上がるワークショップのポイント
研修型ワークショップをオンラインで開催する際、ひと工夫を加えると盛り上がるきっかけを作れます。さまざまな仕掛けを用意して、活発な意見交換が行われるワークショップにしていきましょう。
共同作業が可能なツールを活用する
オンラインとオフラインのワークショップで差が生じやすいのが、共同作業が可能かどうかという点です。オフラインであればホワイトボードを使って議論を深めたり、一つの制作物を共同で手がけて結束を強めたりすることは難しくありません。オンライン開催の場合、どうしても言葉でのやりとりに終始しがちになります。
オンラインでも共同作業が可能なツールを活用することで、参加意識を持ちやすいワークショップにできます。リアルタイムで共同編集でき、参加者一人ひとりが自分の意見を反映させやすいツールの導入を検討するとよいでしょう。
画面共有やチャットを活用する
オンラインのワークショップを盛り上げるカギを握るのが、画面共有やチャットの効果的な活用です。オンラインでは「話している時間」と「聞いている時間」が分離しやすく、聞き手に徹する人が増えがちな傾向があります。画面共有やチャットを活用することで、当事者意識を持って参加できるワークショップにできるでしょう。
同じ図や画像を見ながら、リアルタイムで意見交換ができる仕組みを導入すると濃密な議論がしやすくなります。事前に資料を配信しておくだけでなく、リアルタイムでやりとりをしやすいツールを活用することが大切です。
プレゼンテーションの時間を設ける
ワークショップのプログラム内容にも気を配りましょう。たとえば、前半を話し合いのパート、後半を発表のパートとすることで、ワークショップ全体にメリハリが生まれます。プレゼンテーションの時間が設けられていれば、発表に向けてグループ内で結論を出すことへの明確な動機付けにもなるはずです。
オンラインで意見交換からプレゼンテーションまでシームレスに実践できるツールを活用すると、ワークショップの流れを分断することなくプログラムを進行できます。プレゼンテーションの時間を設けること、プレゼンテーション機能が備わったツールを導入することで、メリハリのあるワークショップを目指しましょう。
Cacooを活用するメリット3選
オンラインワークショップを活性化させるための工夫として、コラボレーションツール「Cacoo」を活用することをおすすめします。Cacooをワークショップに取り入れることで得られる主なメリットは次の通りです。
アイデアを「図」にして可視化できる
Cacooはチームで図を共有・共同編集できるツールです。インターネット環境さえあれば、リアルタイムで図を共同編集したり、お互いにコメントをして議論を深めたりできます。
同じ図を見ながら議論を進めることで、思考が可視化されアイデアを共有しやすくなります。言葉によるやりとりに偏りがちなオンラインワークショップの弱点を補い、議論を活性化させることができるでしょう。
分かりやすく美しい図を短時間で作成できる
Cacooにはフローチャートやベン図、PERT図、マインドマップといった豊富なテンプレート・図形が用意されています。図を一から描き起こさなくても、テンプレートを活用すれば短時間で美しい図を作成可能です。
図を編集するためのエディターは操作が簡単なので、初心者でも短時間で使いこなせます。独自の画像やスクリーンショットを取り込むこともできるため、図を効率よく準備して本来の議論に集中できるのです。
編集画面上でビデオ通話やチャットができる
Cacooにはビデオ通話やチャット機能も備わっています。図を共同編集しながらリアルタイムでやりとりができるため、オフラインでホワイトボードを見ながら議論する場合と同じ環境を再現可能です。
ビデオ通話であればお互いの顔が見えるので、細かなニュアンスや感情も含めて伝えられます。「誰がどんな意見を述べていたか」といった印象が残りやすくなり、終了後も記憶に残るワークショップとなるでしょう。
Cacooで盛り上がるワークショップを実現しよう
ワークショップをオンラインで開催する場合、基本的な進め方や盛り上げるためのコツを押さえるだけでなく、オンライン特有の工夫を加えることが大切です。
クラウド作成ツールをオンラインワークショップで活用することで、よりお互いの距離が近く感じるワークショップにできます。ビジュアルコラボレーションツール「Cacoo」を活用して、盛り上がるオンラインワークショップを実現していきましょう。