シンプルな矢印と箱でプロセスを図示するフローチャートは、さまざまなサービスや製品のプロジェクトに活用できるため、幅広いビジネスシーンで利用されています。
本記事では、ビジネスでも使える5種類のフローチャートの紹介とビジネスシーンでの4つの活用例をお届けします。
目次
ビジネスに使える5種類のフローチャート
フローチャートは種類が豊富なため、ビジネスシーンに合わせて利用できます。
「業務の流れを可視化する」という目的のもと、さまざまなフローチャートがビジネスで有効活用されています。
また、フローチャートを導入することでプロジェクトや作業を分析しやすくなり、時間の節約やメンバーの生産性の向上にもつながります。
以下に、ビジネスの現場でも簡単に使い始められる、5種類のフローチャートをまとめました。
- 文書フローチャート：様々な事業部門を巻き込んだ、文書確認のフローを管理します。
- データフローチャート：システム内でデータが送信される経路を管理します。
- スイムレーンチャート：チーム間の業務プロセスで誰が何をするのかを表します。
- ワークフローチャート：課題、文書作成、情報の流れなどを含んだオフィス業務を文書化します。
- イベント駆動プロセス連鎖（EPC）フローチャート：業務プロセスの概要を文書化します。
フローチャートを選定する際は、業務や作業の種類だけでなく、誰が・何を・どのように管理するのか、といった使い手もイメージして選びましょう。
他にも注意する点として、ひとつのフローチャートがすべての状況に対応するというわけではなく、状況に応じて最適なフローチャートを複数選ぶ必要があるということを理解しておきましょう。
フローチャートの4つの活用例
フローチャートは2~3人の少人数チームから、3人以上の大人数チームまでさまざまなチームのワークフローを明確にするのに役立ちます。プロジェクト単位での業務改善はもちろん、使い方次第で、組織全体の改善にも役立てることができます。
具体的に、フローチャートがあなたのチームやビジネスにもたらす主なメリットを以下の4つにまとめました。
フローチャートをビジネス戦略の立案と計画につなげる
チームメンバーの意見やアイデアをまとめて、ひとつのビジネスゴールに向かわせるためには、すべての作業が共通の目標に向かっているか可視化することが重要です。
フローチャートは経緯の始まりから終わりまでを詳細に記述するため、作業の重複、相違、矛盾などを発見しやすくします。さらに、計画を可視化することで、当初の予定と作業実績を比較できます。
肝心なのは「どこに問題があるか特定できるとその問題を解決できる」という点です。
フローチャートによる明確な視点があれば、チームが一体となってプロジェクトに取り組めます。
これはチームリーダーとメンバーの双方にとって有益な状況です。なにをするべきかを明文化して、チーム全体のビジョンを揃えることができます。
フローチャートで継続的な業務改善をうながす
フローチャートは使い捨ての手法ではありません。作業の流れを改善するために何度でも繰り返し使用できます。
例えば、過去のフローチャートを参照することで、新しいプロセスやアイデアを既存のシステムに組み込む際に、何を調整すればよりすばやく統合ができるのか確認できます。
フローチャートは単にアイデアを整理するだけではなく、未来の作業を効率化したり、問題を予測して未然に防いだりするのにも役立つのです。
フローチャートで新たな戦略を生む
フローチャートの利点はプロジェクトを効率的に進めるだけではありません。
フローチャートで細かい作業やプロジェクトを可視化することで、セールス、マーケティング、製品開発など、部署を超えてプロジェクトや作業プロセスを振り返ることができます。
フローチャートを参照しながら、改善点をチームで話し合ったり、新しいやり方、またはビジネス戦略などを全体で話し合いましょう。同じタイミングで、次のプロジェクトで必要なステップを新たにフローチャートで作成しても良いかもしれません。
フローチャートを研修資料やベストプラクティスに活用
ナレッジの共有という面でもフローチャートは有効です。
例えば、途中からプロジェクトに参加したメンバーへのワークフローの共有や、新しいメンバーへの研修資料としても活用できます。
過去の成功したプロジェクトはベストプラクティスとして、フローチャートに文書化して保存しましょう。新しいプロジェクトやビジネスアイデアを実行する際のモデルケースとして、有効活用できます。
フローチャートをビジネスでも活用しよう
ビジネスでも使える5種類のフローチャートとビジネスシーンでの4つの活用例をご紹介しました。
あなたのチームが業務の進め方に悩んでいたり、新しいビジネス戦略を立てられないのなら、フローチャートが役に立つかもしれません。
フローチャートの作成になれるまでは、作図ツールで提供されているテンプレートなどを利用してみると良いでしょう。
チームの仕事の進め方やコミュニケーションを円滑にして、あなたのビジネスを成功させましょう。
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