「こんな感じ！」をビジュアル化できるオンライン作図ツールのCacooは、豊富なテンプレートが大きな魅力のひとつです。簡単に見栄えの良い資料が作れたり、アイデアや気づきを可視化したりと、さまざまなシーンで活用できます。
さまざまな業務シーンでお使いいただける、たくさんのテンプレートの中から、チームマネジメントやコミュニケーション活性化に便利なテンプレートをピックアップ。本稿では「会議のアイスブレイク」と「1on1 ミーティング」をご紹介します！
多くの企業で年度末～新年度を迎える今、人事考課やふりかえりのミーティングも多いのではないでしょうか？ 1on1やチームのミーティングに役立つテンプレートを、ぜひ使ってみてください。
目次
1on1をより効果的なものにするために重要な3つのポイントと、役立つテンプレート
多くの企業では上司と部下のコミュニケーションに「1on1（ワンオンワン）」ミーティングを取り入れています。チームの会議とは異なりメンバー一人ひとりに個別で向き合う1on1は、各々の業務課題の解決や信頼関係の構築に有効なアプローチです。
一方で、1on1を実施するものの、話したいことが話せなかったり、上司だけが一方的に評価や業務指示を話し続けてしまったりなど、いまいち効果を感じられないという声も聞かれます。
それでは、どのように1on1を進めればうまく行くのでしょうか？ 1on1をより効果的なものに変化させる3つのポイントをご紹介します。
1on1は「話すことがない」！？ まずはアイスブレイクで話しやすい雰囲気を作る
まずは「上司と差し向かいで話しづらい」「率直に言いにくい」といった、心理的なハードルを下げることが大切です。業務に限定しない幅広い話題で、話しやすい雰囲気を作るよう心がけましょう。
とは言え、「雑談力」もなかなか高度なスキル。何を話したらいいのかわからない、共通の話題を見つけられないという場合も往々にしてあるでしょう。
Cacooの「会議のアイスブレイク」テンプレートには、質問と回答欄、色違いのふせんが用意されています。いくつかの質問を事前に入力しておいて、1on1当日にアイスブレイクとして話題にすることができます。もちろん、チームでの利用も可能。一つの質問や課題に対してメンバーが各々の回答をふせんにメモして貼り付けていき、意見を交換し合うなど、使い方の範囲は無限大。柔らかで洗練されたデザインも、「会議」の固さや緊張感を和らげ、力を抜いて話しやすい雰囲気づくりに一役買うでしょう。
Cacooのテンプレートは、使用方法の例がデフォルトで入力されています。「会議のアイスブレイク」テンプレートにも、いくつか質問が入っていますので、ひとつのアイデアとして参考にしてみてください。
1on1ではアジェンダ・テーマを明確にしておく
いろいろ話したいことはあっても、会議の時間は限られています。時間を有効に使うためには、 1on1で話したいことを事前に洗い出しておく必要があるでしょう。
Cacooの「1on1ミーティング」テンプレートを事前に共有して、アジェンダをふせんにメモして貼りつけておくことで、限られたミーティング時間の中で効率よく話を進められます。もし、時間が足りなくなってしまった場合も、次回のシートを作成して、そちらにふせんをコピーしておけば忘れずに済みます。Cacooの1on1ミーティングテンプレートには、デフォルトでアジェンダや時間配分、話すテーマなどが例として入力されています。
記録を残す
話した内容は記録しておきましょう。特に上司からのフィードバックを含めて記録しておくことで、ふりかえりに役立てることができます。Cacooに情報を蓄積しておけば、いつでも見直しや共有が可能。「前回は何を話したっけ？」「前回どんなフィードバックだったっけ？」を無くせます。
Cacooを日々の業務で活用しよう
先行きが不透明で変化の激しい”VUCA時代*”の組織には、チームのコミュニケーションがますます重要となるでしょう。また、多様な価値観を持つメンバーに、最大限のパフォーマンスを発揮してもらうためにも、コミュニケーションから生まれる安心感が必要です。心理的安全性を高めることは、チームや組織へのエンゲージメントを高め、業績の向上にもつながっていきます。
メンバーとマネージャーの相互理解を深める1on1に、Cacooをぜひご活用ください。
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*VUCA：Volatility（変動性）・Uncertainty（不確実性）・Complexity（複雑性）・Ambiguity（曖昧性）の頭文字をとった造語。予測が困難な状況のことを指す。